Bổ sung hộ tịch là việc cơ quan đăng ký hộ tịch ghi thêm thông tin còn thiếu cho một người đã được đăng ký, như ô quê quán, dân tộc, quốc tịch bị bỏ trống khi khai sinh. Điều kiện là thông tin đó lẽ ra phải có từ đầu và bạn có giấy tờ chứng minh nó. Ô tên cha hoặc tên mẹ để trống thì không thuộc bổ sung, vì đó là chuyện xác định quan hệ cha mẹ con.
Bổ sung thường là thủ tục nhẹ nhất trong nhóm sửa thông tin hộ tịch, nhưng cũng hay bị hiểu sai nhất. Nhiều người nghĩ cứ ô nào trống là điền được, hoặc ngược lại, nghĩ giấy cũ thiếu ô thì phải làm lại toàn bộ giấy khai sinh. Bài này phân loại từng ô, nói rõ căn cứ và những trường hợp không cần làm gì.
Bổ sung khác cải chính ở chỗ nào
Cải chính xử lý thông tin đã ghi nhưng ghi sai. Bổ sung xử lý thông tin chưa được ghi. Khác biệt nghe đơn giản nhưng quyết định loại căn cứ: cải chính cần chứng minh cái đã ghi là sai và cái đúng là gì, còn bổ sung chỉ cần chứng minh thông tin cần thêm.
Ví dụ, giấy khai sinh ghi dân tộc "Kinh" trong khi cả cha và mẹ là người Tày: nếu đó là lỗi ghi chép, bạn làm cải chính; nếu cha mẹ đã chọn dân tộc Kinh theo một bên và nay muốn đổi, đó lại là xác định lại dân tộc. Còn nếu ô dân tộc bị để trống, bạn làm bổ sung theo dân tộc của cha hoặc mẹ.
Một điểm hay bị bỏ qua: bổ sung không phải cách để thay một thông tin đã có bằng thông tin chi tiết hơn theo ý mình. Giấy khai sinh ghi nơi sinh là tên một xã, bạn muốn thêm tên bệnh viện cụ thể, thì phải xem đó là thông tin thiếu theo mẫu tại thời điểm đăng ký, hay chỉ là mong muốn ghi đẹp hơn. Cơ quan hộ tịch xét theo nội dung bắt buộc của mẫu giấy tờ, không theo nhu cầu trình bày.
Từng ô trống và hướng xử lý
Bảng dưới đây xếp các ô hay bị trống trên giấy khai sinh theo hướng xử lý. Nội dung là nguyên lý chung; danh mục giấy tờ cụ thể bạn hỏi lại nơi tiếp nhận.
| Ô bị trống | Hướng xử lý | Căn cứ thường dùng |
|---|---|---|
| Quê quán | Bổ sung | Quê quán của cha hoặc mẹ theo thoả thuận hoặc tập quán, thể hiện trên giấy tờ của cha mẹ |
| Dân tộc | Bổ sung | Dân tộc của cha hoặc mẹ ghi trên giấy khai sinh, căn cước của họ |
| Quốc tịch | Bổ sung | Quốc tịch của cha mẹ và quy định về quốc tịch của con |
| Ngày, tháng sinh (giấy cũ chỉ ghi năm) | Bổ sung nếu có căn cứ | Giấy chứng sinh, sổ hộ tịch gốc, giấy tờ lập sớm có ngày tháng |
| Nơi sinh | Bổ sung nếu có căn cứ | Giấy chứng sinh hoặc giấy tờ xác nhận nơi sinh |
| Thông tin về cha mẹ (năm sinh, nơi cư trú) khi tên đã có | Bổ sung | Giấy tờ tuỳ thân, khai sinh của cha mẹ |
| Họ tên cha hoặc mẹ | Không bổ sung — làm thủ tục nhận cha, mẹ, con | Chứng cứ về quan hệ cha mẹ con |
| Số định danh cá nhân (giấy khai sinh cũ không có ô này) | Không phải bổ sung hộ tịch | Số do hệ thống dữ liệu dân cư cấp; tra qua công an hoặc tài khoản định danh |
Với giấy khai sinh cấp theo mẫu cũ, thiếu ô nào đó chỉ vì mẫu thời ấy không có ô đó, thì không có gì sai cả. Việc bổ sung đặt ra khi mẫu có ô mà lúc đăng ký bị bỏ trống, hoặc khi bạn thật sự cần thông tin đó cho một thủ tục khác.
Ô tên cha để trống: vì sao không bổ sung được
Đây là tình huống người hỏi nhiều nhất. Con sinh ra khi cha mẹ chưa đăng ký kết hôn, giấy khai sinh để trống phần cha. Vài năm sau cha mẹ cưới nhau, hoặc người cha muốn nhận con, và gia đình nghĩ chỉ cần "bổ sung tên cha". Thực tế, việc ghi ai là cha là xác lập quan hệ nhân thân có hệ quả về cấp dưỡng, thừa kế, họ của con, nên luật đặt nó trong thủ tục đăng ký nhận cha, mẹ, con.
Khi không có tranh chấp, việc nhận cha con được giải quyết tại cơ quan đăng ký hộ tịch, kèm chứng cứ chứng minh quan hệ, có thể là văn bản của cơ sở giám định hoặc chứng cứ khác theo quy định. Sau khi đăng ký nhận cha con, thông tin người cha được ghi vào giấy khai sinh của con. Nếu có tranh chấp, chẳng hạn người được cho là cha không đồng ý, việc này thuộc toà án.
Con sinh ra trong thời kỳ hôn nhân của mẹ với một người khác là trường hợp phức tạp hơn, vì luật suy đoán con là con chung của vợ chồng. Đó không còn là chuyện ô trống, và bạn nên tìm hiểu kỹ ở nhóm bài về cha mẹ con trên trang này trước khi làm gì.
Các bước bổ sung một ô trống
Trình tự chung cho trường hợp đơn giản như bổ sung quê quán, dân tộc cho con nhỏ.
- Xác định chính xác ô cần bổ sung và thông tin định ghi. Với quê quán, cha mẹ thống nhất ghi theo quê quán của cha hay của mẹ.
- Gom căn cứ: giấy khai sinh bản chính của người cần bổ sung, giấy tờ của cha mẹ thể hiện thông tin đó (khai sinh, căn cước).
- Nộp tờ khai đề nghị bổ sung thông tin hộ tịch tại UBND cấp xã nơi đã đăng ký khai sinh hoặc nơi cư trú, trực tiếp hoặc qua Cổng Dịch vụ công.
- Nhận kết quả: thông tin bổ sung được ghi vào sổ hộ tịch và giấy khai sinh, kèm trích lục ghi nhận việc bổ sung nếu có.
- Kiểm tra thông tin đã được cập nhật sang dữ liệu dân cư, sau đó cập nhật các giấy tờ liên quan nếu cần.
Người đã thành niên tự đứng ra làm cho mình; với con chưa thành niên, cha hoặc mẹ đứng tên tờ khai với tư cách người đại diện. Thời hạn giải quyết và lệ phí theo quy định hiện hành, hỏi trực tiếp nơi tiếp nhận để biết mức đang áp dụng.
Ví dụ giả định: hai ô trống trên cùng một tờ khai sinh
Ví dụ giả định: vợ chồng chị Mai ở An Giang làm hồ sơ cho con vào lớp một thì nhà trường nhắc giấy khai sinh của bé để trống ô quê quán và ô dân tộc. Lúc đăng ký khai sinh, người đi làm hộ là ông nội, không mang theo giấy tờ của cha mẹ nên cán bộ để trống hai ô này. Cha bé là người Kinh, quê ở Đồng Tháp; mẹ là người Khmer, quê ở An Giang.
Với ô dân tộc, cha mẹ phải thống nhất ghi theo dân tộc của cha hoặc của mẹ. Đây là lựa chọn có hệ quả lâu dài, vì các chính sách gắn với dân tộc có thể khác nhau, và việc đổi về sau phải qua thủ tục xác định lại dân tộc với điều kiện riêng. Vợ chồng chị bàn kỹ rồi mới ghi vào tờ khai, thay vì để cán bộ gợi ý.
Với ô quê quán, hai người chọn theo quê của cha. Hồ sơ gồm tờ khai, giấy khai sinh của bé, căn cước và giấy khai sinh của cha mẹ để đối chiếu quê quán và dân tộc. Vì cả hai nội dung đều là bổ sung, họ hỏi bộ phận một cửa và được hướng dẫn nộp trong một lần. Sau khi có kết quả, chị kiểm tra trên tài khoản định danh điện tử của con thấy thông tin đã cập nhật, rồi mới nộp hồ sơ nhập học.
Lỗi hay gặp khiến hồ sơ bổ sung bị trả về
Bổ sung quê quán theo nơi sinh. Quê quán và nơi sinh là hai khái niệm khác nhau. Quê quán xác định theo cha hoặc mẹ, không phải theo nơi đứa trẻ chào đời. Con sinh ở Đà Nẵng có thể có quê quán ở Quảng Ngãi theo cha.
Giấy tờ của cha mẹ cũng thiếu hoặc lệch. Muốn bổ sung quê quán cho con theo quê của cha mà giấy tờ của cha ghi quê quán khác nhau giữa khai sinh và căn cước, cơ quan sẽ yêu cầu làm rõ phía cha trước.
Đề nghị bổ sung kèm theo sửa luôn ô khác. Nếu một ô trống và một ô sai, đó là hai nội dung có căn cứ khác nhau. Nói rõ từng nội dung trong tờ khai để cán bộ phân loại đúng.
Dùng bổ sung để thay thông tin đã có. Ô đã có nội dung thì không còn là ô trống. Muốn sửa nó phải qua cải chính, thay đổi hoặc xác định lại, tuỳ bản chất.
Bổ sung cho người lớn tuổi và người đã mất
Người lớn tuổi có giấy khai sinh cũ thiếu thông tin thường phát hiện ra khi làm hồ sơ hưởng chế độ hoặc khi con cháu làm thủ tục thừa kế. Với người còn sống, họ tự đề nghị hoặc uỷ quyền theo quy định. Căn cứ cho người lớn tuổi khó tìm hơn, vì giấy tờ của cha mẹ họ có khi không còn; khi đó cơ quan có thể xem xét giấy tờ khác thể hiện thông tin cần bổ sung.
Với người đã mất, việc bổ sung thông tin trên giấy khai sinh của họ thường không đặt ra như một thủ tục độc lập. Khi làm thủ tục thừa kế hay chứng minh quan hệ, người ta thường dùng tổng hợp các giấy tờ hiện có và các xác nhận cần thiết. Nếu bạn đang ở tình huống này, xem nhóm bài về khai tử và nhóm bài về chứng minh quan hệ thừa kế để chọn đúng cách.
Dù trường hợp nào, đừng tự tay ghi thêm vào giấy khai sinh bản chính. Mọi nội dung viết thêm không do cơ quan có thẩm quyền ghi đều có thể làm giấy mất giá trị và gây nghi ngờ khi nộp ở nơi khác.
Câu hỏi thường gặp
Giấy khai sinh của con không ghi giờ sinh, có cần bổ sung không?
Thông thường không cần. Giờ sinh không phải thông tin bắt buộc trên giấy khai sinh để làm các thủ tục hành chính phổ biến. Nếu bạn cần giờ sinh cho mục đích riêng, giấy chứng sinh của cơ sở y tế thường ghi sẵn thông tin này.
Bổ sung quê quán có được chọn quê của ông bà không?
Quê quán xác định theo quê quán của cha hoặc mẹ, theo thoả thuận của cha mẹ hoặc theo tập quán. Quê quán của cha hoặc mẹ lại thường trùng với quê của ông bà phía đó. Bạn không chọn tuỳ ý một địa danh khác ngoài hai lựa chọn này.
Có thể bổ sung thông tin hộ tịch ở nơi đang tạm trú không?
Luật cho phép nộp tại cơ quan đã đăng ký hộ tịch hoặc nơi cư trú. Nơi cư trú bao gồm nơi thường trú và nơi tạm trú theo Luật Cư trú. Hãy hỏi nơi tiếp nhận về giấy tờ chứng minh cư trú họ cần.
Sau khi bổ sung, có được cấp giấy khai sinh mới không?
Thông tin bổ sung được ghi vào sổ hộ tịch và thể hiện trên giấy tờ theo cách thức quy định. Có nơi ghi chú vào giấy khai sinh hiện có, có trường hợp cấp bản chính mới tuỳ quy định hiện hành. Bạn có thể xin trích lục bản sao có nội dung đã cập nhật để dùng.
Ô quốc tịch trống ở giấy khai sinh của con có cha là người nước ngoài thì sao?
Quốc tịch của con có cha mẹ khác quốc tịch phụ thuộc vào thoả thuận của cha mẹ và quy định của Luật Quốc tịch. Trường hợp này phức tạp hơn bổ sung thông thường; hỏi kỹ cơ quan đăng ký hộ tịch và xem nhóm bài về hộ tịch có yếu tố nước ngoài.