Khi dịch giấy tờ hộ tịch nước ngoài sang tiếng Việt, nguyên tắc an toàn nhất là giữ nguyên tên người viết bằng chữ Latin đúng như trên hộ chiếu, còn tên viết bằng hệ chữ khác thì chuyển sang dạng Latin theo đúng cách viết trên hộ chiếu của chính người đó. Địa danh nên giữ tên gốc dạng Latin, có thể kèm tên tiếng Việt quen dùng trong ngoặc. Mục tiêu là mọi giấy tờ trong một hồ sơ thể hiện cùng một người, cùng một nơi.
Rất nhiều hồ sơ kết hôn, ghi chú khai sinh, ghi chú ly hôn bị dừng không phải vì giấy tờ gốc sai, mà vì bản dịch: tên người vợ Hàn Quốc được phiên âm theo âm Hán Việt ở giấy này, giữ chữ Latin ở giấy kia; thành phố nơi sinh dịch thành tên tiếng Việt cổ; ngày tháng bị đảo. Bài này đi qua các quy tắc thực tế, cách lập bảng tên dùng chung cho cả bộ hồ sơ, ai được dịch và cách soát trước khi chứng thực.
Vì sao bản dịch giấy tờ hộ tịch hay bị trả
Giấy tờ hộ tịch là loại giấy mà từng chữ đều có giá trị: họ tên, ngày sinh, nơi sinh, tên cha mẹ, quốc tịch. Khi cán bộ hộ tịch ghi chú một sự kiện nước ngoài vào sổ Việt Nam hay đăng ký kết hôn, họ chép thông tin từ bản dịch sang sổ. Bản dịch sai thì sổ sai, và mọi giấy tờ sau này cấp từ sổ đều sai theo.
Lỗi thường gặp nhất không phải dịch sai nghĩa, mà là thiếu nhất quán. Một bộ hồ sơ có thể gồm hộ chiếu, giấy khai sinh, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, bản án ly hôn của cùng một người, mỗi giấy do một người dịch vào một thời điểm khác nhau. Mỗi người dịch có thói quen riêng, nên tên người, tên thành phố, tên cơ quan ra mỗi bản một kiểu. Cán bộ hộ tịch không thể tự quyết định cách nào đúng, nên yêu cầu thống nhất lại.
Lỗi thứ hai là dịch thiếu: bỏ qua con dấu, dòng ghi chú bên lề, phần xác nhận ở mặt sau, hoặc phần chứng nhận lãnh sự. Với giấy tờ hộ tịch, những phần này thường chứa thông tin quan trọng như việc cải chính đã làm, số đăng ký, ngày có hiệu lực. Bản dịch phải phản ánh đầy đủ toàn bộ nội dung của bản gốc.
Quy tắc thực tế cho từng loại tên
Hiện không có một bảng phiên âm chính thức áp dụng chung cho mọi ngôn ngữ trong giấy tờ hộ tịch. Các quy tắc dưới đây là cách làm phổ biến được nơi tiếp nhận chấp nhận; trước khi dịch cả bộ hồ sơ, bạn nên hỏi nơi nộp xem họ có yêu cầu riêng không.
| Loại tên | Cách thường làm | Tránh |
|---|---|---|
| Tên người viết bằng chữ Latin (tiếng Anh, Pháp, Đức, Tây Ban Nha…) | Giữ nguyên chính tả, kể cả dấu phụ như é, ü, ñ nếu hộ chiếu có | Phiên âm theo cách đọc tiếng Việt |
| Tên người viết bằng chữ Hàn, Nhật, Trung, Thái, Nga… | Chép dạng Latin đúng như trên hộ chiếu của người đó; có thể ghi kèm chữ gốc trong ngoặc | Tự phiên âm Latin theo kiểu khác hộ chiếu, hoặc dịch sang âm Hán Việt |
| Tên người Việt trên giấy nước ngoài bị mất dấu | Bản dịch giữ đúng như bản gốc (không dấu); nếu cần, ghi chú cách viết có dấu theo giấy tờ Việt Nam | Tự thêm dấu vào tên trên bản dịch như thể bản gốc có dấu |
| Địa danh nước ngoài | Giữ tên gốc dạng Latin; có thể kèm tên tiếng Việt quen dùng trong ngoặc | Chỉ dùng tên tiếng Việt cũ, ít người biết |
| Tên cơ quan cấp giấy | Dịch nghĩa tên cơ quan, kèm tên gốc trong ngoặc ở lần xuất hiện đầu | Dịch tự do, mỗi trang một kiểu |
Nguyên tắc bao trùm: bản dịch không phải nơi để "sửa" thông tin. Nếu bạn thấy giấy gốc ghi sai, việc sửa phải làm ở cơ quan đã cấp giấy, không phải ở bản dịch. Bản dịch tự chỉnh cho đẹp sẽ không khớp với bản gốc và bị từ chối.
Lập bảng tên dùng chung cho cả bộ hồ sơ
Cách đơn giản nhất để tránh lệch là lập một bảng tên trước khi giao dịch, rồi đưa cho mọi người dịch dùng chung. Các bước:
- Liệt kê mọi tên người xuất hiện trong bộ hồ sơ: bạn, người bạn đời, con, cha mẹ hai bên, người làm chứng nếu có.
- Với mỗi người, ghi cách viết theo hộ chiếu hiện hành, cách viết theo giấy tờ gốc (nếu khác) và cách viết dự kiến dùng trong bản dịch.
- Liệt kê mọi địa danh: nơi sinh, nơi đăng ký kết hôn, nơi cư trú, nơi cơ quan cấp giấy, kèm tên gốc và tên tiếng Việt quen dùng nếu có.
- Liệt kê tên cơ quan nước ngoài đã cấp giấy và chọn một cách dịch cố định.
- Thống nhất cách ghi ngày tháng: ngày, tháng, năm theo thứ tự Việt Nam, tên tháng viết bằng số để tránh nhầm giữa kiểu Mỹ và kiểu châu Âu.
- Gửi bảng này cho người dịch và yêu cầu dùng nguyên văn, không tự thay đổi.
Bảng tên còn có ích về sau: khi làm giấy tờ cho con, ghi chú kết hôn, hay chứng minh quan hệ thừa kế, bạn dùng lại đúng cách viết đã được ghi vào sổ hộ tịch.
Những ô đặc thù trên giấy hộ tịch nước ngoài
Ô quốc tịch. Có giấy ghi quốc tịch bằng tên nước, có giấy ghi bằng tính từ hoặc mã viết tắt. Bản dịch nên ghi tên quốc gia bằng tiếng Việt thông dụng, thống nhất trong mọi giấy. Nếu giấy gốc ghi quốc tịch đã thay đổi theo thời gian, dịch đúng thông tin tại thời điểm cấp giấy.
Ô tình trạng hôn nhân và các thuật ngữ pháp lý riêng. Nhiều nước có tình trạng không tồn tại trong luật Việt Nam như kết hợp dân sự, ly thân hợp pháp. Không nên dịch ép sang khái niệm Việt Nam gần nhất; dịch sát nghĩa kèm thuật ngữ gốc trong ngoặc, để cơ quan tiếp nhận tự đánh giá.
Ô nghề nghiệp, địa chỉ. Địa chỉ nước ngoài giữ dạng gốc, không dịch tên đường. Nghề nghiệp dịch nghĩa thông dụng; nếu không chắc, giữ thuật ngữ gốc trong ngoặc.
Phần ghi chú về thay đổi. Giấy khai sinh của nhiều nước có phần ghi chú về nhận cha, đổi tên, cải chính sau này. Đây là thông tin rất quan trọng với cơ quan hộ tịch Việt Nam; bản dịch phải giữ đủ, ghi rõ ngày và cơ quan thực hiện thay đổi.
Mã số hồ sơ, số đăng ký. Chép nguyên, không dịch, không bỏ ký tự. Đây là căn cứ để cơ quan Việt Nam liên hệ xác minh nếu cần.
Ai được dịch và bản dịch cần xác nhận thế nào
Giấy tờ nước ngoài nộp cho cơ quan hộ tịch Việt Nam phải được dịch sang tiếng Việt. Có hai cách xác nhận bản dịch phổ biến: chứng thực chữ ký người dịch, hoặc công chứng bản dịch. Chứng thực chữ ký người dịch được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng, với người dịch là cộng tác viên dịch thuật đã đăng ký hoặc người đáp ứng tiêu chuẩn về trình độ ngoại ngữ theo quy định. Trước đây việc chứng thực chữ ký người dịch chủ yếu làm ở cơ quan tư pháp cấp trên xã; nay sau sắp xếp chính quyền hai cấp, bạn hỏi xã, phường nơi gần nhất.
Công chứng bản dịch làm tại tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên chứng nhận tính chính xác của bản dịch hoặc chữ ký người dịch theo quy định của pháp luật công chứng. Luật Công chứng đã được sửa đổi; chi tiết ai được dịch, thủ tục ra sao bạn đối chiếu văn bản hiện hành hoặc hỏi trực tiếp tổ chức công chứng.
Bản dịch phải được làm từ giấy tờ đã hợp pháp hoá lãnh sự (trừ trường hợp được miễn), và nên dịch cả phần con dấu hợp pháp hoá. Dịch trước rồi mới hợp pháp hoá thì thứ tự bị ngược, nhiều nơi không nhận.
Soát bản dịch trước khi chứng thực
Đặt bản gốc và bản dịch cạnh nhau, đọc từng dòng. Mỗi dòng trong bản gốc phải có dòng tương ứng trong bản dịch, kể cả ô để trống. Ô để trống nên được dịch là bỏ trống hoặc không có thông tin, không được bỏ đi.
Đối chiếu tên với bảng tên dùng chung. Đây là bước bắt lỗi nhiều nhất. Một chữ cái khác trong họ người nước ngoài có thể khiến cả hồ sơ phải dịch lại.
Kiểm tra ngày tháng. Giấy của nhiều nước ghi tháng trước ngày, hoặc dùng lịch riêng như lịch theo niên hiệu ở Nhật Bản, lịch Phật giáo ở Thái Lan. Bản dịch cần quy đổi đúng sang dương lịch, và nên giữ cách ghi gốc trong ngoặc nếu có quy đổi.
Kiểm tra số giấy tờ. Số hộ chiếu, số đăng ký khai sinh, số bản án phải chép chính xác, không dịch, không bỏ ký tự chữ cái đi kèm.
Kiểm tra phần con dấu và ghi chú. Con dấu, chữ ký, ghi chú bên lề, dấu cải chính phải được mô tả hoặc dịch đầy đủ.
Khi đã lỡ nộp bản dịch lệch nhau
Nếu hồ sơ đã bị trả vì bản dịch không thống nhất, đừng vội dịch lại tất cả. Cách xử lý gọn:
- Hỏi cán bộ chính xác những giấy nào lệch và lệch ở điểm nào, xin ghi lại hoặc chụp phần ghi chú yêu cầu bổ sung.
- Chọn cách viết chuẩn theo hộ chiếu hiện hành, vì hộ chiếu là giấy tờ tuỳ thân mà người nước ngoài dùng khi làm mọi việc ở Việt Nam.
- Chỉ dịch lại những bản lệch với cách viết chuẩn, giữ nguyên những bản đã đúng.
- Nếu một giấy gốc ghi tên khác hộ chiếu, chẳng hạn giấy khai sinh cũ ghi theo cách phiên âm cũ, bản dịch vẫn phải trung thành với giấy gốc. Khi đó cần thêm giấy tờ do nước ngoài cấp xác nhận hai cách viết là cùng một người.
- Ghi nhớ cách viết đã được chấp nhận để dùng cho mọi thủ tục sau này.
Bản dịch là khâu tốn ít tiền nhất trong cả chuỗi giấy tờ có yếu tố nước ngoài, nhưng sai ở đây lại tốn thời gian nhất, vì phải quay ngược lại từ đầu. Đầu tư một buổi để soát kỹ luôn có lợi.
Câu hỏi thường gặp
Tên người Hàn Quốc trong bản dịch nên ghi theo âm Hán Việt hay chữ Latin?
Nên ghi theo dạng Latin đúng như trên hộ chiếu của người đó, có thể kèm chữ Hàn trong ngoặc. Phiên âm Hán Việt dễ khiến mỗi giấy một kiểu và không khớp hộ chiếu, là giấy tờ người đó dùng để làm mọi thủ tục tại Việt Nam.
Giấy nước ngoài ghi tên mình không dấu, bản dịch có được thêm dấu không?
Bản dịch phải trung thành với bản gốc, nên giữ đúng cách viết không dấu. Nếu cần làm rõ đó là bạn, người dịch có thể ghi chú cách viết có dấu theo giấy tờ Việt Nam, hoặc bạn nộp kèm giấy tờ Việt Nam để cán bộ đối chiếu.
Chứng thực chữ ký người dịch và công chứng bản dịch khác nhau thế nào?
Chứng thực chữ ký người dịch xác nhận chữ ký trên bản dịch là của người dịch đủ điều kiện, không xác nhận nội dung bản dịch đúng hay sai. Công chứng bản dịch do công chứng viên thực hiện theo pháp luật công chứng. Cả hai đều thường được chấp nhận trong hồ sơ hộ tịch.
Nên dịch trước hay hợp pháp hoá lãnh sự trước?
Thông thường hợp pháp hoá lãnh sự trước rồi mới dịch, để bản dịch có cả phần con dấu hợp pháp hoá. Nếu dịch trước, bản dịch thiếu phần này và nhiều nơi yêu cầu dịch lại. Một số nước có yêu cầu riêng, bạn hỏi nơi nộp.
Ngày tháng ghi theo lịch Nhật hay lịch Thái thì dịch sao?
Bản dịch cần quy đổi sang dương lịch theo thứ tự ngày, tháng, năm của Việt Nam, và nên giữ cách ghi gốc trong ngoặc để cán bộ đối chiếu. Quy đổi sai một năm là lỗi nghiêm trọng, nên kiểm tra lại bằng nhiều nguồn trước khi chứng thực.
Tự dịch giấy tờ của mình có được không?
Bạn có thể tự dịch nếu đáp ứng điều kiện của người dịch theo quy định về chứng thực hoặc công chứng, nhưng trong thực tế phần lớn người dân nhờ cộng tác viên dịch thuật hoặc tổ chức công chứng. Điều quan trọng hơn người dịch là bạn soát kỹ tên, ngày tháng trước khi ký nộp.