Khi công dân Việt Nam đã được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài giải quyết một việc hộ tịch như nhận cha, mẹ, con, nuôi con nuôi, thay đổi họ tên hay cải chính thông tin, việc đó nên được ghi vào sổ hộ tịch Việt Nam để giấy tờ ở hai nước khớp nhau. Luật Hộ tịch 2014 gọi chung là ghi vào sổ hộ tịch việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
Phần lớn người Việt ở nước ngoài biết tới ghi chú kết hôn, ghi chú ly hôn và ghi chú khai sinh, vì các thủ tục này đã có nhiều hướng dẫn. Những việc hộ tịch khác thì ít người để ý, cho tới khi về Việt Nam làm giấy tờ và thấy hồ sơ Việt Nam vẫn ghi tên cũ, chưa có tên cha, hay đứa con nuôi chưa có quan hệ gì với mình trên giấy. Bài này đi qua các việc thuộc diện ghi vào sổ, giấy tờ cần chuẩn bị, nơi làm và những trường hợp không ghi được.
Những việc hộ tịch ở nước ngoài thuộc diện ghi vào sổ Việt Nam
Theo Luật Hộ tịch 2014, nhóm việc được ghi vào sổ hộ tịch khi đã giải quyết ở nước ngoài gồm khai sinh; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; thay đổi hộ tịch; khai tử; cùng các việc kết hôn, ly hôn, huỷ việc kết hôn. Kết hôn, ly hôn và khai sinh đã có bài riêng ở các trang chuyên về quốc tịch và hiệu lực giấy tờ trong cụm. Bài này tập trung vào những việc còn lại, vốn ít được nói tới.
Điểm chung của các việc này: sự kiện đã có hiệu lực ở nước ngoài theo luật nước đó, giờ cần được thể hiện trong hệ thống hộ tịch Việt Nam. Việc ghi vào sổ không phải là giải quyết lại từ đầu; cơ quan Việt Nam kiểm tra giấy tờ nước ngoài có hợp lệ không, nội dung có trái với nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam không, rồi ghi nhận.
Vì thế, muốn ghi được, bạn phải có giấy tờ do cơ quan nước ngoài cấp chứng minh việc đó đã được giải quyết, đã hợp pháp hoá lãnh sự (trừ trường hợp được miễn) và dịch sang tiếng Việt. Không có giấy tờ chính thức, chẳng hạn chỉ có thoả thuận riêng giữa các bên, thì không có gì để ghi.
Từng việc, giấy tờ chính và lợi ích khi ghi vào sổ
Bảng dưới gom các việc hay gặp nhất với người Việt ở nước ngoài. Thành phần hồ sơ chi tiết do nơi tiếp nhận hướng dẫn.
| Việc đã làm ở nước ngoài | Giấy tờ chính cần có | Lợi ích khi ghi vào sổ Việt Nam |
|---|---|---|
| Nhận cha, mẹ, con | Quyết định hoặc giấy tờ ghi nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan nước ngoài | Giấy khai sinh Việt Nam của con có thể bổ sung tên cha hoặc mẹ; làm căn cứ cho quốc tịch, thừa kế |
| Xác định cha, mẹ, con theo bản án | Bản án, quyết định đã có hiệu lực | Hồ sơ hộ tịch Việt Nam phản ánh đúng quan hệ cha mẹ con |
| Nuôi con nuôi | Quyết định cho nhận con nuôi của cơ quan nước ngoài | Quan hệ cha mẹ nuôi – con nuôi được thể hiện ở Việt Nam, cần cho giấy tờ của trẻ khi về Việt Nam |
| Thay đổi họ tên, cải chính | Giấy tờ của cơ quan nước ngoài ghi nhận thay đổi | Tên trên giấy tờ Việt Nam khớp với tên mới, tránh hai bộ giấy tờ hai tên |
| Giám hộ | Quyết định cử hoặc công nhận người giám hộ | Người giám hộ có căn cứ đại diện khi làm việc ở Việt Nam |
Ghi vào sổ không bắt buộc ngay lập tức với mọi việc, nhưng khi bạn cần làm giấy tờ ở Việt Nam dựa trên thông tin đó, cơ quan Việt Nam sẽ cần sổ hộ tịch thể hiện đúng. Làm sớm thường dễ hơn, vì giấy tờ nước ngoài còn mới và dễ xin bản sao.
Trình tự chung
Các việc khác nhau có hồ sơ khác nhau, nhưng trình tự chung khá giống nhau:
- Xin bản sao có xác nhận của giấy tờ nước ngoài ghi nhận việc hộ tịch, từ cơ quan đã giải quyết.
- Hợp pháp hoá lãnh sự giấy tờ đó: chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền nước sở tại, rồi hợp pháp hoá tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước đó, trừ khi được miễn.
- Dịch sang tiếng Việt, chứng thực chữ ký người dịch hoặc công chứng bản dịch.
- Nộp tờ khai và hồ sơ tại cơ quan đại diện Việt Nam nếu còn ở nước ngoài, hoặc tại cơ quan hộ tịch có thẩm quyền ở Việt Nam khi đã về nước. Sau sắp xếp chính quyền hai cấp, nhiều việc hộ tịch có yếu tố nước ngoài được giao về Uỷ ban nhân dân cấp xã; bạn hỏi nơi cư trú về thẩm quyền cụ thể cho từng việc.
- Nhận trích lục ghi vào sổ hộ tịch, kiểm tra thông tin.
- Cập nhật các giấy tờ liên quan: giấy khai sinh, căn cước, dữ liệu dân cư.
Nếu việc hộ tịch liên quan tới người khác, chẳng hạn nhận cha cho con, nên chuẩn bị giấy tờ tuỳ thân và giấy tờ hộ tịch Việt Nam của cả những người liên quan để cán bộ đối chiếu.
Khi nào không ghi được vào sổ
Giấy tờ không do cơ quan có thẩm quyền cấp. Văn bản thoả thuận riêng, giấy xác nhận của tổ chức không có thẩm quyền về hộ tịch không đủ để ghi. Cần giấy tờ của cơ quan nhà nước hoặc toà án nước đó.
Nội dung trái nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam. Ví dụ một việc hộ tịch mà luật Việt Nam không thừa nhận về nguyên tắc. Cơ quan hộ tịch có thể từ chối ghi và trả lời bằng văn bản.
Thiếu hợp pháp hoá hoặc bản dịch không hợp lệ. Đây là lý do phổ biến nhất, thường khắc phục được bằng cách bổ sung.
Thông tin người yêu cầu không khớp hồ sơ Việt Nam. Tên trên giấy tờ nước ngoài khác tên trong sổ hộ tịch Việt Nam mà không có giấy tờ chứng minh cùng một người, cán bộ khó ghi.
Việc thuộc diện phải công nhận tại toà án. Một số bản án, quyết định của toà án nước ngoài có nội dung tranh chấp, tài sản cần đi qua thủ tục công nhận và cho thi hành tại toà án Việt Nam, không chỉ ghi vào sổ.
Trường hợp đổi tên ở nước ngoài: tên mới có tự thay tên cũ ở Việt Nam không
Nhiều người Việt khi nhập quốc tịch nước khác hoặc khi kết hôn đã đổi tên theo luật nước đó. Nếu bạn vẫn còn quốc tịch Việt Nam, việc đổi tên ở nước ngoài không tự động thay đổi tên trong sổ hộ tịch Việt Nam. Giấy tờ Việt Nam vẫn mang tên cũ cho tới khi việc thay đổi được ghi vào sổ hoặc bạn làm thủ tục thay đổi họ tên theo luật Việt Nam.
Khi ghi việc đổi tên đã làm ở nước ngoài vào sổ hộ tịch Việt Nam, cơ quan hộ tịch xem xét tên mới có phù hợp quy định của Việt Nam về họ tên không. Với người còn quốc tịch Việt Nam, Bộ luật Dân sự yêu cầu tên bằng tiếng Việt hoặc tiếng dân tộc khác của Việt Nam; tên hoàn toàn bằng tiếng nước ngoài có thể gặp vướng. Bạn nên hỏi trước nơi tiếp nhận.
Nếu bạn đã thôi quốc tịch Việt Nam, sổ hộ tịch Việt Nam phản ánh bạn ở thời điểm còn là công dân. Khi cần chứng minh tên cũ và tên mới là một người, chẳng hạn trong hồ sơ thừa kế tài sản ở Việt Nam, bạn dùng giấy tờ nước ngoài về việc đổi tên kèm giấy tờ Việt Nam cũ, đã hợp pháp hoá và dịch.
Ví dụ giả định: một gia đình về nước và chuỗi việc cần ghi
Ví dụ giả định: chị Lan, công dân Việt Nam, sống ở châu Âu mười năm. Chị kết hôn với một người nước ngoài tại đó, sinh một con gái, hai năm sau ly hôn. Sau đó chị có con trai với người bạn đời mới; người này làm thủ tục nhận con theo luật nước sở tại. Khi nhập quốc tịch nước đó mà vẫn giữ quốc tịch Việt Nam, chị đổi tên đệm theo cách viết địa phương. Nay chị muốn đưa hai con về Việt Nam sống, làm hộ chiếu Việt Nam cho con và đứng tên mua nhà.
Nếu chỉ nhìn từng việc, mỗi việc đều đơn giản. Nhưng trong sổ hộ tịch Việt Nam, có thể chưa có gì: chưa ghi chú kết hôn, chưa ghi chú ly hôn, hai con chưa được ghi chú khai sinh, việc nhận cha của con trai chưa được ghi, tên mới của chị chưa được ghi. Khi chị nộp hồ sơ làm hộ chiếu cho con, cán bộ sẽ hỏi giấy khai sinh Việt Nam hoặc trích lục ghi chú khai sinh, và chuỗi câu hỏi bắt đầu.
Thứ tự hợp lý thường là đi từ sự kiện của người lớn trước rồi tới con: ghi chú kết hôn và ly hôn của chị, ghi việc đổi tên, rồi ghi chú khai sinh cho từng con và ghi việc nhận cha cho con trai. Làm đúng thứ tự giúp mỗi trích lục sau có căn cứ từ trích lục trước, tránh trường hợp tên mẹ trên giấy của con không khớp với tên mẹ trong sổ.
Lời khuyên thực tế trước khi về nước làm giấy tờ
Phần lớn rắc rối có thể tránh được nếu bạn chuẩn bị khi còn ở nước ngoài:
- Lập danh sách mọi việc hộ tịch đã phát sinh ở nước ngoài với bản thân và các con: kết hôn, ly hôn, khai sinh, nhận cha con, đổi tên, nuôi con nuôi.
- Với từng việc, đánh dấu đã ghi vào sổ Việt Nam hay chưa, và có cần cho kế hoạch giấy tờ sắp tới ở Việt Nam không.
- Xin bản sao có xác nhận và hợp pháp hoá ngay tại nước sở tại cho những việc chưa ghi.
- Ưu tiên làm tại cơ quan đại diện Việt Nam khi còn ở nước ngoài nếu có thể, vì giấy tờ nước ngoài dễ bổ sung hơn.
- Giữ một bộ bản chụp đầy đủ mọi giấy tờ đã nộp, kể cả trang con dấu.
Những việc như thừa kế, giám hộ có yếu tố nước ngoài chỉ được nhắc ở đây; các trang chuyên về thừa kế và giám hộ trong cụm có bài chi tiết.
Câu hỏi thường gặp
Con được cha người nước ngoài nhận ở nước ngoài, giấy khai sinh Việt Nam có tự ghi tên cha không?
Không tự ghi. Bạn cần làm thủ tục ghi vào sổ hộ tịch Việt Nam việc nhận cha con đã giải quyết ở nước ngoài, với giấy tờ đã hợp pháp hoá và dịch. Sau đó tên cha mới được bổ sung vào hồ sơ hộ tịch Việt Nam của con.
Đổi tên khi nhập quốc tịch nước ngoài, giấy tờ Việt Nam có đổi theo không?
Không tự đổi. Nếu còn quốc tịch Việt Nam, giấy tờ Việt Nam vẫn mang tên cũ cho tới khi việc đổi tên được ghi vào sổ hoặc bạn làm thủ tục thay đổi họ tên ở Việt Nam. Tên mới cần phù hợp quy định về họ tên của Việt Nam.
Ghi vào sổ hộ tịch việc đã làm ở nước ngoài làm ở đâu?
Nếu còn ở nước ngoài, bạn làm tại cơ quan đại diện Việt Nam. Khi đã về nước, bạn hỏi cơ quan hộ tịch nơi cư trú; sau sắp xếp chính quyền hai cấp, nhiều việc có yếu tố nước ngoài được giao về Uỷ ban nhân dân cấp xã, nhưng nên đối chiếu thẩm quyền từng việc.
Nhận con nuôi ở nước ngoài thì về Việt Nam có cần làm gì không?
Nếu bạn là công dân Việt Nam và muốn quan hệ cha mẹ nuôi – con nuôi được thể hiện ở Việt Nam, nên ghi việc nuôi con nuôi vào sổ hộ tịch. Hồ sơ gồm quyết định cho nhận con nuôi của nước ngoài đã hợp pháp hoá và dịch, cùng giấy tờ của các bên.
Giấy tờ nước ngoài có cần hợp pháp hoá lãnh sự để ghi vào sổ không?
Có, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi có lại. Giấy tờ chưa hợp pháp hoá là lý do phổ biến nhất khiến hồ sơ ghi vào sổ bị trả.
Có trường hợp nào bị từ chối ghi vào sổ không?
Có, khi giấy tờ không do cơ quan có thẩm quyền cấp, nội dung trái nguyên tắc cơ bản của pháp luật Việt Nam, thiếu hợp pháp hoá, hoặc việc đó thuộc diện phải công nhận tại toà án. Bạn có quyền yêu cầu trả lời bằng văn bản nêu lý do.