Luật Hộ tịch 2014 giao trách nhiệm đi khai tử trước hết cho vợ hoặc chồng, con, cha mẹ và người thân thích khác của người mất; khi không có người thân thích, đại diện cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan có trách nhiệm đi khai tử. Đó có thể là cơ sở bảo trợ xã hội nơi người đó được chăm sóc, nơi người đó làm việc, chủ nhà nơi người đó thuê trọ, hoặc chính quyền nơi phát hiện thi thể.
Người già sống một mình, người lao động tự do thuê trọ xa quê, người vô gia cư, người được nuôi dưỡng trong cơ sở xã hội, họ đều có thể mất mà không có ai trong gia đình ở bên. Bài này giải thích ai đứng ra trong từng tình huống, nơi đăng ký, giấy tờ cần có, và khi người thân xuất hiện sau đó thì giấy tờ được xử lý thế nào.
Thứ tự trách nhiệm theo Luật Hộ tịch
Luật Hộ tịch 2014 quy định trong mười lăm ngày kể từ ngày có người chết, vợ hoặc chồng, con, cha mẹ hoặc người thân thích khác có trách nhiệm đi đăng ký khai tử. Người thân thích ở đây hiểu rộng: anh chị em ruột, cháu, cô dì chú bác, ông bà. Không ai trong số đó bị loại trừ chỉ vì không sống cùng nhà với người mất.
Khi không có người thân thích, hoặc có nhưng không xác định được, không liên lạc được, luật giao cho đại diện của cơ quan, tổ chức, cá nhân liên quan. Chữ "liên quan" không có danh sách đóng; thực tế đó là bên đang trực tiếp có mặt và nắm thông tin về người mất: nơi chăm sóc, nơi làm việc, nơi ở, nơi phát hiện thi thể.
Điều đáng chú ý là trách nhiệm này không đi kèm nghĩa vụ về tài sản hay nợ nần. Chủ nhà trọ đứng ra khai tử cho người thuê không vì thế mà phải trả nợ thay hay được quyền quản lý đồ đạc của họ. Khai tử chỉ là ghi nhận một sự kiện hộ tịch; việc tài sản, thừa kế thuộc một hệ quy định khác.
Ngược lại, người thân ở xa không mất trách nhiệm chỉ vì đã có bên khác đứng ra. Nếu biết tin, họ vẫn có thể tự đi khai tử, hoặc uỷ quyền cho người khác làm thay.
Từng tình huống: ai đứng ra và đăng ký ở đâu
Bảng dưới là các tình huống hay gặp. Nơi đăng ký theo nguyên tắc chung: UBND cấp xã nơi cư trú cuối cùng của người mất; không xác định được thì nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể.
| Tình huống | Người thường đứng ra | Nơi đăng ký thường gặp |
|---|---|---|
| Người cao tuổi ở cơ sở bảo trợ xã hội, viện dưỡng lão | Đại diện cơ sở chăm sóc | Xã nơi cư trú cuối cùng, thường là nơi đặt cơ sở nếu đã đăng ký cư trú tại đó |
| Người thuê trọ, người thân ở quê không liên lạc được | Chủ nhà trọ hoặc người cùng phòng, phối hợp công an xã | Xã nơi người đó đăng ký tạm trú, hoặc nơi mất |
| Người lao động mất tại nơi làm việc | Đại diện người sử dụng lao động | Xã nơi cư trú cuối cùng của người lao động |
| Người vô gia cư, người lang thang | Chính quyền, công an nơi phát hiện | Xã nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể |
| Người không xác định được danh tính | Cơ quan công an phối hợp chính quyền nơi phát hiện | Xã nơi phát hiện thi thể |
| Người sống một mình, hàng xóm phát hiện | Trưởng thôn, tổ trưởng phối hợp chính quyền xã nếu chưa liên lạc được người thân | Xã nơi cư trú cuối cùng |
Trong nhiều trường hợp, bên đứng ra thực tế làm việc cùng công an xã và bộ phận tư pháp – hộ tịch của xã. Không ai bị buộc phải tự gánh hết giấy tờ một mình; điều cần là báo đúng nơi để chính quyền nắm và hướng dẫn.
Chủ nhà trọ và người cùng phòng: làm gì, không làm gì
Báo công an xã ngay. Khi người thuê trọ mất trong phòng, việc đầu tiên là báo công an xã. Dù người đó bệnh lâu hay mất đột ngột, công an cần nắm để xác định có dấu hiệu bất thường không và hướng dẫn giấy tờ tiếp theo.
Tìm thông tin người thân. Hợp đồng thuê, thông tin đăng ký tạm trú, điện thoại của người mất, bạn cùng quê cùng làm là các nguồn để liên lạc gia đình. Công an có thể tra cứu cơ sở dữ liệu dân cư để tìm nơi thường trú và thân nhân.
Không tự xử lý đồ đạc. Tiền, điện thoại, giấy tờ, xe của người mất là tài sản thuộc về người thừa kế. Chủ nhà nên lập biên bản kiểm kê có công an hoặc trưởng tổ dân phố chứng kiến, cất giữ và bàn giao cho gia đình khi họ đến.
Đứng ra khai tử khi gia đình không thể. Nếu gia đình không liên lạc được hoặc ở quá xa và đề nghị, chủ nhà hoặc người cùng phòng có thể đứng ra theo hướng dẫn của xã. Cần giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế, giấy tờ tuỳ thân của người đi khai và thông tin về người mất.
Không nhận làm thay việc thừa kế. Đứng ra khai tử không có nghĩa là thay mặt gia đình nhận tiền cọc trả lại, tiền lương còn lại hay tiền bảo hiểm. Những khoản đó phải giao cho người thừa kế theo thủ tục riêng.
Cơ sở bảo trợ xã hội, viện dưỡng lão
Với người được nuôi dưỡng tại cơ sở bảo trợ xã hội công lập, thường là người cao tuổi cô đơn, người khuyết tật không nơi nương tựa, cơ sở có trách nhiệm tổ chức mai táng và làm thủ tục giấy tờ theo quy định về chăm sóc đối tượng bảo trợ. Việc khai tử là một phần trong đó, do cơ sở cử người đi làm.
Ở viện dưỡng lão tư nhân, người cao tuổi thường có con cháu ký hợp đồng gửi chăm sóc. Khi họ mất, viện báo gia đình, và gia đình đi khai tử như bình thường. Chỉ khi không còn ai, hoặc người ký hợp đồng không liên lạc được, viện mới cần đứng ra theo hướng dẫn của xã. Nên ghi rõ trong hợp đồng gửi chăm sóc ai là người liên hệ khi có việc và ai lo thủ tục sau khi mất, để tránh lúng túng.
Nếu người cao tuổi mất tại viện và viện có nhân viên y tế, giấy báo tử có thể do cơ sở y tế phối hợp cấp hoặc do xã cấp tuỳ mô hình và giấy phép của viện. Cơ sở nên hỏi trước cơ quan quản lý về cách làm đúng ở địa phương mình, thay vì chờ đến khi có ca đầu tiên.
Có người thân nhưng họ không muốn đứng ra
Một tình huống ít được nói tới: người mất vẫn có con hoặc anh chị em, nhưng gia đình bất hoà lâu năm, đã cắt đứt liên lạc, và khi được báo tin thì từ chối lo bất cứ việc gì. Về hộ tịch, trách nhiệm đi khai tử của người thân thích là trách nhiệm luật định, nhưng trên thực tế không cơ quan nào áp giải người thân đi nộp hồ sơ. Khi người thân từ chối, việc khai tử vẫn phải được thực hiện bởi bên liên quan như trong trường hợp không có người thân.
Bên đứng ra trong hoàn cảnh này nên báo rõ với xã rằng đã liên lạc được người thân nhưng họ từ chối, kèm thông tin liên lạc của họ nếu có. Cán bộ có thể tự liên hệ lại để giải thích trách nhiệm, hoặc ghi nhận tình trạng đó và tiếp nhận hồ sơ từ bên liên quan.
Cần nhớ rằng từ chối lo tang lễ, từ chối đi khai tử không đồng nghĩa với từ chối nhận di sản. Nếu người mất có tài sản, quyền thừa kế của người thân vẫn còn theo quy định, và việc từ chối nhận di sản phải làm bằng thủ tục riêng. Vì vậy bên đứng ra khai tử càng nên kiểm kê, bàn giao đồ đạc có người chứng kiến, để không bị trách móc về sau khi chính những người thân từng từ chối quay lại hỏi.
Người không xác định được danh tính
Đây là ca khó nhất về hộ tịch: phát hiện một người đã mất nhưng không có giấy tờ, không ai nhận ra. Công an sẽ làm các bước nhận dạng, đăng thông báo tìm thân nhân theo quy định và có thể lưu mẫu để giám định sau. Việc mai táng người không có thân nhân thường do chính quyền địa phương tổ chức theo chính sách hiện hành.
Về giấy tờ, việc khai tử cho người chưa rõ danh tính phụ thuộc vào thông tin cơ quan công an xác định được. Cách ghi và thời điểm ghi vào sổ có hướng dẫn riêng giữa cơ quan công an và tư pháp; người dân không phải đứng ra làm. Khi danh tính được xác định sau đó, thông tin sẽ được cập nhật, và gia đình có thể đề nghị điều chỉnh, bổ sung để trích lục khai tử ghi đúng họ tên, ngày sinh của người thân.
Nếu bạn đang tìm một người thân thất lạc và nghi ngờ người đó có thể đã mất ở nơi khác, hãy trình báo công an nơi cư trú với đủ ảnh, đặc điểm nhận dạng, thời điểm mất liên lạc. Cơ quan công an có thể đối chiếu với các thông báo tìm thân nhân và hồ sơ người chưa rõ danh tính.
Khi người thân xuất hiện sau đó: các bước gia đình làm
Có những trường hợp gia đình biết tin khi việc khai tử và mai táng đã xong. Thứ tự dưới đây giúp gia đình nhận lại giấy tờ và tài sản đúng cách:
- Liên hệ UBND cấp xã nơi đã đăng ký khai tử để xác nhận việc đã ghi vào sổ; mang theo giấy tờ chứng minh quan hệ với người mất.
- Xin bản sao trích lục khai tử; nếu thông tin trên trích lục chưa đúng hoặc còn thiếu, đề nghị cải chính, bổ sung theo thủ tục hộ tịch.
- Liên hệ bên đã đứng ra khai tử, như cơ sở bảo trợ, chủ nhà trọ, người sử dụng lao động, để nhận lại đồ đạc, giấy tờ đã được kiểm kê.
- Hỏi chính quyền nơi mai táng về vị trí phần mộ hoặc tro cốt và thủ tục nếu muốn đưa về quê.
- Kiểm tra các khoản còn lại: lương, tiền cọc, bảo hiểm xã hội; mỗi khoản có thủ tục riêng và thường cần trích lục khai tử cùng giấy tờ chứng minh quan hệ.
- Nếu có tài sản đáng kể, làm thủ tục thừa kế theo hướng dẫn riêng; phần này trang chuyên về thừa kế đã viết kỹ.
Gia đình không phải đăng ký khai tử lại nếu việc khai tử đã được ghi vào sổ. Đăng ký hai lần cho một người là sai và sẽ phải huỷ một bản.
Câu hỏi thường gặp
Hàng xóm có được đi khai tử cho cụ già sống một mình không?
Hàng xóm không phải người thân thích nên không phải người có trách nhiệm đầu tiên. Nếu cụ không còn ai hoặc chưa liên lạc được người thân, hàng xóm nên báo trưởng thôn và xã; xã sẽ hướng dẫn ai đứng ra, có thể là chính hàng xóm với tư cách cá nhân liên quan.
Chủ nhà trọ có bị phạt nếu không đi khai tử cho người thuê không?
Trách nhiệm đi khai tử trước hết thuộc về người thân. Chủ nhà chỉ có vai trò khi không có người thân và được xem là cá nhân liên quan. Việc quan trọng hơn với chủ nhà là báo ngay công an và giữ nguyên hiện trạng, đồ đạc.
Người mất không có giấy tờ tuỳ thân thì khai tử thế nào?
Nếu biết họ tên và nơi thường trú, cán bộ có thể tra cơ sở dữ liệu dân cư để xác định nhân thân và số định danh. Nếu hoàn toàn không rõ danh tính, việc xác định do công an làm trước, rồi mới ghi vào sổ theo thông tin đã xác định.
Gia đình ở nước ngoài có uỷ quyền cho người ở Việt Nam đi khai tử được không?
Được. Giấy uỷ quyền lập ở nước ngoài cần làm theo hình thức được công nhận, thường là qua cơ quan đại diện Việt Nam hoặc hợp pháp hoá lãnh sự, rồi dịch nếu bằng tiếng nước ngoài. Hỏi trước nơi nộp về yêu cầu cụ thể.
Ai lo chi phí mai táng cho người không có thân nhân?
Với người thuộc diện bảo trợ xã hội hoặc người không có thân nhân, chính sách hỗ trợ mai táng do Nhà nước quy định và chính quyền địa phương tổ chức thực hiện. Mức hỗ trợ và điều kiện cần đối chiếu văn bản hiện hành tại xã nơi có người mất.
Người thân đến sau có thể yêu cầu sửa trích lục khai tử do người khác đi khai không?
Có. Nếu thông tin sai hoặc thiếu, người thân có thể đề nghị cải chính hoặc bổ sung theo thủ tục hộ tịch, kèm giấy tờ chứng minh thông tin đúng. Việc ai là người đã đi khai không ảnh hưởng quyền đề nghị sửa của gia đình.