Khi đăng ký khai tử, cơ quan hộ tịch cấp trích lục khai tử bản chính cho người đi khai; bản sao trích lục khai tử được cấp từ sổ hộ tịch hoặc cơ sở dữ liệu hộ tịch khi có yêu cầu, có giá trị sử dụng như bản chính trong các giao dịch. Gia đình nên xin bản sao ngay lúc đăng ký, đủ cho các việc sẽ làm trong vài tháng đầu.
Người lo giấy tờ sau tang lễ thường phải đi lại nhiều lần chỉ vì thiếu một bản trích lục cho ngân hàng, một bản cho bảo hiểm xã hội, một bản cho công chứng. Bài này giải thích bản chính khác bản sao ra sao, bản sao chứng thực dùng được đến đâu, liệt kê những nơi thường đòi trích lục khai tử để bạn tính số bản cần xin, và cách xin thêm khi thiếu.
Bản chính, bản sao trích lục và bản sao chứng thực
Trích lục khai tử bản chính. Giấy cấp ngay khi đăng ký khai tử, ghi các thông tin cơ bản từ sổ hộ tịch. Thông thường chỉ cấp một bản chính. Đây là giấy gia đình nên cất giữ, không nộp đi đâu.
Bản sao trích lục khai tử. Giấy do cơ quan hộ tịch cấp từ sổ hộ tịch hoặc cơ sở dữ liệu hộ tịch, ghi cùng thông tin. Bản sao trích lục có giá trị sử dụng trong giao dịch, thường được các nơi chấp nhận như bản chính. Xin bao nhiêu bản tuỳ nhu cầu, có thể có lệ phí cho mỗi bản theo quy định.
Bản sao chứng thực từ bản chính. Là bản chụp trích lục bản chính được cơ quan có thẩm quyền chứng thực. Theo quy định về chứng thực, bản sao chứng thực từ bản chính có giá trị thay bản chính trong giao dịch, trừ khi pháp luật có quy định khác. Phần lớn nơi chấp nhận, nhưng một số thủ tục có thể đòi bản sao trích lục do cơ quan hộ tịch cấp.
Bản chụp thường. Bản chụp không chứng thực chỉ dùng để tham khảo, nộp kèm khi nơi tiếp nhận tự đối chiếu với bản chính. Không nên dùng cho thủ tục chính thức.
Trích lục điện tử. Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử đang được hoàn thiện, và nhiều thủ tục đã có thể nhận kết quả điện tử. Giá trị và cách dùng trích lục điện tử phụ thuộc quy định hiện hành và việc nơi tiếp nhận có tra cứu được không; hỏi trước khi dùng.
Những nơi thường đòi trích lục khai tử
Bảng dưới liệt kê các nơi gia đình hay phải nộp. Không phải gia đình nào cũng cần hết; đánh dấu những việc của nhà mình để tính số bản.
| Nơi nộp | Việc cần làm | Loại giấy thường nhận |
|---|---|---|
| Tổ chức hành nghề công chứng | Khai nhận di sản, thoả thuận phân chia di sản | Bản sao trích lục hoặc bản sao chứng thực |
| Ngân hàng | Rút tiền gửi, tất toán sổ tiết kiệm, xử lý khoản vay | Bản sao trích lục hoặc bản sao chứng thực |
| Cơ quan bảo hiểm xã hội | Trợ cấp mai táng, chế độ tử tuất, dừng lương hưu | Bản sao trích lục hoặc bản sao chứng thực |
| Công ty bảo hiểm nhân thọ, phi nhân thọ | Yêu cầu chi trả quyền lợi bảo hiểm | Theo yêu cầu riêng của công ty |
| Văn phòng đăng ký đất đai | Đăng ký biến động, sang tên nhà đất thừa kế | Thường nằm trong hồ sơ công chứng |
| Cơ quan đăng ký xe | Sang tên xe thừa kế | Kèm văn bản thừa kế |
| Người sử dụng lao động | Chấm dứt hợp đồng, thanh toán lương còn lại | Bản sao trích lục hoặc bản sao chứng thực |
| Bên cho thuê, nhà mạng, điện nước | Chấm dứt hợp đồng đứng tên người mất | Thường chấp nhận bản sao chứng thực |
| Cơ quan nước ngoài | Thủ tục ở nước khác | Bản sao trích lục kèm dịch, chứng nhận và hợp pháp hoá lãnh sự |
Mỗi nơi giữ lại bản đã nộp. Nếu chỉ có một bản chính và không có bản sao, bạn sẽ phải đi xin thêm ngay sau lần nộp đầu tiên.
Nên xin bao nhiêu bản
Không có con số đúng cho mọi gia đình. Cách tính đơn giản: đếm số nơi sẽ phải nộp trong vài tháng đầu theo bảng trên, cộng thêm hai hoặc ba bản dự phòng. Với người mất có lương hưu, có vài tài khoản ngân hàng, một mảnh đất và một chiếc xe, con số thường từ năm đến tám bản. Với người mất không có tài sản đáng kể, hai đến ba bản thường đủ.
Xin bản sao ngay khi đăng ký khai tử thường nhanh và tiện nhất, vì hồ sơ đang ở trước mặt cán bộ. Sau này xin thêm vẫn được, nhưng phải đi lại, điền tờ khai yêu cầu cấp bản sao, và chờ giải quyết.
Một cách tiết kiệm là kết hợp: xin một số bản sao trích lục từ cơ quan hộ tịch cho những nơi đòi khắt khe như công chứng, cơ quan bảo hiểm; dùng bản sao chứng thực từ bản chính cho những nơi dễ hơn như nhà mạng, bên cho thuê. Trước khi đi nộp, gọi hỏi nơi tiếp nhận nhận loại nào để không bị trả lại.
Ví dụ giả định: một gia đình tính số bản cần xin
Ví dụ giả định: ông mất tại nhà, là người hưởng lương hưu, có hai sổ tiết kiệm ở hai ngân hàng khác nhau, một mảnh đất ở quê đứng tên ông, một chiếc xe máy, và một hợp đồng bảo hiểm nhân thọ. Bà còn sống, ba người con ở ba nơi.
Gia đình liệt kê: một bản cho cơ quan bảo hiểm xã hội để dừng lương hưu và làm chế độ tử tuất, trợ cấp mai táng; hai bản cho hai ngân hàng; một bản cho công ty bảo hiểm nhân thọ; một bản cho tổ chức hành nghề công chứng khi khai nhận di sản là đất và xe. Tổng năm bản. Cộng hai bản dự phòng cho những việc chưa nghĩ tới như nhà mạng, hợp đồng điện nước đứng tên ông. Gia đình xin bảy bản sao trích lục ngay khi đăng ký khai tử, giữ bản chính ở nhà.
Sau ba tháng, gia đình đã dùng sáu bản. Bản còn lại giữ cho đến khi xong hết thủ tục. Không ai phải về quê xin thêm.
Đọc trích lục khai tử: các dòng cần soát
Trích lục khai tử thường có các thông tin chính: họ, chữ đệm và tên của người mất; ngày tháng năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; số định danh cá nhân; nơi cư trú cuối cùng; ngày giờ chết; nơi chết; nguyên nhân chết; thông tin người đi khai; số và ngày đăng ký. Mẫu cụ thể có thể thay đổi theo văn bản hiện hành.
Trước khi xin bản sao, hãy soát bản chính thật kỹ, vì mọi bản sao sẽ in lại đúng những gì có trong sổ. Họ tên phải khớp từng dấu với giấy khai sinh, căn cước; số định danh phải đúng của người mất; ngày chết phải khớp giấy báo tử. Nếu có sai, cải chính trước rồi mới xin bản sao, để không phải nộp lại cho nhiều nơi.
Dòng nơi cư trú cuối cùng có thể ghi theo địa danh trước sắp xếp nếu đăng ký trước 1/7/2025, hoặc theo tên xã, phường mới nếu đăng ký sau đó. Cả hai cách đều có giá trị nếu đúng tại thời điểm đăng ký; bạn không cần sửa chỉ vì địa danh đã đổi.
Xin thêm bản sao trích lục khi đã thiếu
Nếu đã dùng hết bản sao, thứ tự xin thêm thường như sau:
- Xác định nơi đã đăng ký khai tử, ngày đăng ký, số trích lục nếu nhớ; xem trên bản chính.
- Đến bộ phận một cửa của UBND cấp xã nơi đã đăng ký, hoặc hỏi về việc xin qua Cổng Dịch vụ công.
- Điền tờ khai yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch; nêu số bản cần cấp.
- Xuất trình giấy tờ tuỳ thân; người yêu cầu thường là người thân của người mất hoặc người có quyền lợi liên quan.
- Nộp lệ phí nếu có theo mức thu hiện hành; nhận giấy hẹn.
- Nhận bản sao trích lục; soát thông tin trước khi rời quầy.
Nếu đã chuyển đi nơi khác sinh sống, việc xin bản sao trích lục ở nơi đang ở có thể thực hiện được qua cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, tuỳ dữ liệu đã được số hoá chưa. Phần này trang có hướng dẫn riêng trong mục trích lục và đăng ký lại.
Mất bản chính trích lục khai tử thì làm gì
Mất bản chính trích lục khai tử không có nghĩa là phải đăng ký khai tử lại. Việc khai tử đã được ghi trong sổ hộ tịch, nên gia đình chỉ cần xin bản sao trích lục từ sổ đó. Bản sao trích lục có giá trị sử dụng như bản chính trong giao dịch.
Chỉ khi cả sổ hộ tịch và bản chính đều không còn, ví dụ sổ bị cháy, hư hỏng, thất lạc từ nhiều năm trước, mới đặt ra việc đăng ký lại khai tử. Đây là thủ tục có điều kiện và trình tự riêng, đã có hướng dẫn ở mục trích lục và đăng ký lại trên trang này.
Để tránh mất, nên giữ bản chính trích lục khai tử cùng trích lục khai sinh, giấy kết hôn của người mất và giấy tờ tài sản trong một túi hồ sơ, giao cho một người giữ. Chụp ảnh lưu trữ ở nơi an toàn, nhưng nhớ rằng ảnh chụp không thay được bản sao khi làm thủ tục.
Những lỗi hay gặp với trích lục khai tử
Kinh nghiệm từ người đã đi làm giấy tờ cho người thân:
- Nộp bản chính cho một nơi rồi không còn giấy gốc để chứng thực thêm. Giữ bản chính, nộp bản sao.
- Chỉ xin một bản sao rồi phải quay lại nhiều lần. Tính số nơi nộp trước khi đi đăng ký.
- Không đọc lại thông tin trên trích lục; phát hiện sai khi đã nộp đi nhiều nơi, phải cải chính rồi nộp lại.
- Dùng bản chụp cho thủ tục chính thức; bị trả lại và mất thêm một lượt đi.
- Để giấy tờ rải rác ở nhiều người trong gia đình; khi cần không biết ai đang giữ bản nào.
- Đưa bản sao cho người không liên quan mà không rõ mục đích; trích lục có thông tin cá nhân của người mất và có thể bị dùng vào việc khác.
Một bảng nhỏ ghi lại đã nộp bản nào cho nơi nào, ngày nào, giúp gia đình theo dõi và tránh xin thừa hoặc thiếu.
Câu hỏi thường gặp
Bản sao trích lục khai tử có thời hạn sử dụng không?
Pháp luật hộ tịch không đặt thời hạn chung cho bản sao trích lục. Tuy nhiên một số nơi tiếp nhận có thể yêu cầu bản sao cấp gần đây, nhất là thủ tục ở nước ngoài. Hỏi nơi tiếp nhận trước khi nộp.
Ai được xin bản sao trích lục khai tử?
Người thân của người mất và người có quyền lợi liên quan thường được cấp. Cơ quan hộ tịch có thể hỏi mục đích và giấy tờ chứng minh quan hệ. Người không liên quan thường không được cấp, để bảo vệ thông tin cá nhân.
Có thể xin bản sao trích lục khai tử ở xã khác nơi đã đăng ký không?
Tuỳ việc dữ liệu đã được đưa vào cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử chưa. Với việc đăng ký gần đây, nhiều nơi có thể cấp. Với việc đăng ký lâu năm, có thể phải về nơi đăng ký hoặc nơi lưu sổ.
Bản sao chứng thực có dùng được cho công chứng thừa kế không?
Thông thường được. Bản sao chứng thực từ bản chính có giá trị thay bản chính trong giao dịch theo quy định về chứng thực. Một số tổ chức hành nghề công chứng có thể muốn đối chiếu bản chính; mang theo bản chính khi đi.
Xin bản sao trích lục khai tử có mất phí không?
Có thể có lệ phí cho mỗi bản sao theo quy định của địa phương. Mức thu khác nhau và thay đổi theo thời gian, nên hỏi tại bộ phận một cửa hoặc xem trên Cổng Dịch vụ công khi nộp.
Trích lục khai tử và giấy chứng tử là một hay hai giấy?
Trong cách nói thông thường, nhiều người gọi trích lục khai tử là giấy chứng tử. Về pháp lý hiện hành, giấy cơ quan hộ tịch cấp khi đăng ký khai tử là trích lục khai tử. Giấy chứng tử là cách gọi theo mẫu giấy tờ trước đây.