Khi kết hôn tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài, bạn thường phải chứng minh mình đang không có vợ hoặc chồng bằng giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do Việt Nam cấp. Giấy này phải ghi đúng mục đích kết hôn với ai, ở nước nào, còn trong thời hạn sử dụng, và thường phải qua chứng nhận lãnh sự ở Việt Nam rồi hợp pháp hoá tại cơ quan đại diện của nước kia.
Rất nhiều hồ sơ bị nước ngoài trả lại không phải vì người Việt không độc thân, mà vì giấy xác nhận ghi mục đích chung chung, hết hạn trên đường gửi đi, hoặc thiếu một con dấu trong chuỗi hợp pháp hoá. Bài này giải thích giấy xác nhận chứng minh điều gì, ghi mục đích ra sao, chuỗi chứng nhận – hợp pháp hoá và cách tính thời gian để giấy không hết hạn trước khi dùng.
Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân chứng minh điều gì với nước ngoài
Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân là văn bản của cơ quan hộ tịch Việt Nam xác nhận một người, tại thời điểm cấp, đang không có vợ hoặc chồng, hoặc đã từng kết hôn nhưng hôn nhân đã chấm dứt do ly hôn hay vợ, chồng đã chết. Với cơ quan đăng ký kết hôn của nước ngoài, đây là bằng chứng người Việt Nam không vi phạm chế độ một vợ một chồng theo luật nước mình.
Nhiều nước gọi loại giấy này bằng tên riêng như giấy chứng nhận không có trở ngại kết hôn hay giấy chứng nhận đủ điều kiện kết hôn. Việt Nam không cấp một loại giấy riêng mang những tên ấy cho công dân. Thay vào đó, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có ghi rõ mục đích kết hôn với người nào, tại nước nào được dùng để đáp ứng yêu cầu đó. Một số nước còn đòi người Việt có thêm giấy khám sức khoẻ, lý lịch tư pháp hay bản khai tuyên thệ; đó là yêu cầu của nước sở tại, bạn hỏi cơ quan nơi sẽ đăng ký kết hôn.
Nơi cấp là Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi bạn thường trú; nếu không có nơi thường trú thì nơi tạm trú. Người Việt Nam đang ở nước ngoài thì xin tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước đó, kèm giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân trong thời gian sống ở Việt Nam nếu có.
Ghi mục đích sử dụng: chỗ hồ sơ hay hỏng nhất
Mục đích phải cụ thể. Giấy xác nhận dùng để kết hôn phải ghi rõ kết hôn với ai, có thể kèm quốc tịch và giấy tờ tuỳ thân của người đó, tại nước nào hoặc cơ quan nào. Mục đích ghi kiểu "để bổ sung hồ sơ" hay "để làm thủ tục" thì không dùng được cho việc kết hôn, và nhiều nước sẽ từ chối.
Mỗi giấy chỉ dùng cho mục đích đã ghi. Giấy xác nhận được sử dụng đúng mục đích ghi trên giấy. Nếu kế hoạch đổi, chẳng hạn chuyển từ kết hôn tại nước A sang kết hôn tại Việt Nam, hay thay đổi người dự định kết hôn, bạn phải xin giấy mới.
Tên người nước ngoài phải khớp hộ chiếu. Họ tên, ngày sinh, quốc tịch của người dự định kết hôn cần ghi đúng như hộ chiếu, kể cả thứ tự họ và tên. Sai chính tả ở đây là lý do phổ biến khiến cơ quan nước ngoài yêu cầu làm lại.
Khai trung thực tình trạng trước đó. Nếu từng kết hôn, bạn phải khai và nộp giấy tờ chứng minh hôn nhân đã chấm dứt như bản án, quyết định ly hôn có hiệu lực hoặc trích lục khai tử của vợ, chồng. Từng ly hôn ở nước ngoài thì thường phải ghi chú việc ly hôn vào sổ hộ tịch Việt Nam trước.
Người từng cư trú nhiều nơi cần chứng minh từng giai đoạn. Nơi cấp có thể yêu cầu bạn chứng minh tình trạng hôn nhân trong thời gian sống ở nơi khác. Việc này có bài riêng trong danh mục kết hôn – ly hôn của trang.
Thời hạn sử dụng và cách tính để giấy không hết hạn
Theo quy định hiện hành về hộ tịch, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có giá trị 6 tháng kể từ ngày cấp. Nghe thì dài, nhưng khi cộng các khâu chứng nhận, hợp pháp hoá, dịch thuật, gửi bưu điện quốc tế và chờ lịch hẹn ở nước ngoài, thời gian trôi rất nhanh. Bảng dưới là cách lập lịch ngược, số ngày chỉ là ví dụ giả định để bạn hình dung.
| Khâu | Việc cần làm | Ví dụ giả định thời gian |
|---|---|---|
| Đặt lịch kết hôn ở nước ngoài | Hỏi cơ quan nước kia: giấy tờ gì, phải còn hạn bao lâu tính đến ngày nộp | Biết trước ngày nộp dự kiến |
| Xin giấy xác nhận | Nộp tờ khai tại UBND cấp xã, ghi đúng mục đích | Vài ngày làm việc |
| Chứng nhận lãnh sự | Nộp tại Cục Lãnh sự hoặc cơ quan ngoại vụ địa phương được giao | Vài ngày làm việc |
| Hợp pháp hoá tại cơ quan đại diện nước kia ở Việt Nam | Theo lịch của từng đại sứ quán, lãnh sự quán | Có thể vài ngày đến vài tuần |
| Dịch sang ngôn ngữ nước kia | Dịch ở Việt Nam hoặc ở nước kia, tuỳ yêu cầu | Vài ngày |
| Gửi đi và nộp | Chuyển phát quốc tế, chờ lịch hẹn | Một đến vài tuần |
Nguyên tắc an toàn: chỉ xin giấy xác nhận khi đã biết ngày nộp dự kiến ở nước ngoài. Có nước còn yêu cầu giấy phải được cấp trong một khoảng ngắn hơn 6 tháng tính đến ngày nộp; khi đó yêu cầu chặt hơn của nước kia là thứ quyết định, bạn phải đáp ứng nó.
Chuỗi chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hoá
Giấy tờ Việt Nam đưa ra nước ngoài dùng thường phải đi qua hai con dấu xác nhận nối tiếp, trừ khi Việt Nam và nước đó có điều ước miễn hoặc nước đó chấp nhận theo nguyên tắc có đi có lại. Trình tự phổ biến:
- Nhận bản chính giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, kiểm tra từng dòng, nhất là mục đích và thông tin người dự định kết hôn.
- Nộp chứng nhận lãnh sự tại Cục Lãnh sự thuộc Bộ Ngoại giao hoặc cơ quan ngoại vụ cấp tỉnh được giao thẩm quyền. Con dấu này xác nhận chữ ký và con dấu trên giấy là của cơ quan Việt Nam có thẩm quyền.
- Mang giấy đã chứng nhận lãnh sự đến đại sứ quán hoặc lãnh sự quán của nước nơi sẽ kết hôn tại Việt Nam để hợp pháp hoá. Có nước bắt buộc bước này, có nước không cần.
- Dịch sang ngôn ngữ nước kia theo yêu cầu của họ: có nước nhận bản dịch làm tại Việt Nam có chứng thực chữ ký người dịch, có nước chỉ nhận bản dịch của người dịch được họ công nhận.
- Giữ bản chụp toàn bộ các mặt giấy kèm con dấu trước khi gửi đi, phòng khi thất lạc cần làm lại.
Việt Nam hiện không áp dụng cơ chế apostille như các nước thành viên Công ước La Hay về miễn hợp pháp hoá. Vì vậy nếu nước kia nói "chỉ cần apostille", bạn cần hỏi lại họ chấp nhận cách nào với giấy tờ Việt Nam.
Năm lỗi khiến nước ngoài trả hồ sơ
Giấy hết hạn khi đến tay cơ quan nước ngoài. Người xin giấy quá sớm, rồi mất nhiều tuần cho hợp pháp hoá và chờ lịch hẹn. Đến ngày nộp, giấy đã quá thời hạn Việt Nam quy định hoặc quá khoảng thời gian nước kia chấp nhận. Lập lịch ngược từ ngày nộp là cách phòng tránh đơn giản nhất.
Thiếu một khâu trong chuỗi xác nhận. Có giấy đã chứng nhận lãnh sự nhưng chưa hợp pháp hoá tại cơ quan đại diện của nước kia, hoặc ngược lại. Mỗi nước đòi một kiểu; đừng suy từ kinh nghiệm của người quen kết hôn ở nước khác.
Tên người dự định kết hôn viết khác hộ chiếu. Thiếu tên đệm, đảo họ và tên, viết sai một chữ cái. Với cơ quan nước ngoài, đó có thể là một người khác. Bạn nên gửi cho cán bộ hộ tịch bản chụp trang thông tin hộ chiếu của người kia để chép đúng.
Bản dịch không được nước kia công nhận. Bản dịch làm ở Việt Nam có chứng thực vẫn có thể bị từ chối nếu nước đó chỉ nhận người dịch có tuyên thệ tại toà án hay cơ quan của họ. Hỏi trước khi dịch để không mất tiền hai lần.
Giấy tờ về hôn nhân trước đó chưa đầy đủ. Từng ly hôn mà chỉ có bản án photo, hoặc ly hôn ở nước thứ ba mà chưa ghi chú vào sổ hộ tịch Việt Nam. Cơ quan nước ngoài cần thấy chuỗi giấy tờ liền mạch cho thấy hôn nhân cũ đã chấm dứt hợp pháp.
Người Việt đang ở nước ngoài xin giấy xác nhận thế nào
Nếu bạn đang học tập, lao động ở nước ngoài và muốn kết hôn tại nước đó, có hai đường. Đường thứ nhất là xin giấy xác nhận tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước sở tại. Cơ quan đại diện xác nhận tình trạng hôn nhân trong thời gian bạn cư trú ở nước đó, và thường yêu cầu giấy xác nhận của nơi cư trú cuối cùng tại Việt Nam cho giai đoạn trước khi xuất cảnh.
Đường thứ hai là nhờ người thân ở Việt Nam xin giấy tại xã, phường nơi bạn cư trú trước khi đi. Việc xin giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được phép uỷ quyền; người được uỷ quyền cần văn bản uỷ quyền hợp lệ. Uỷ quyền lập ở nước ngoài thì phải đáp ứng yêu cầu về chứng nhận, hợp pháp hoá hoặc lập tại cơ quan đại diện. Việc uỷ quyền có bài riêng ở trang chuyên về uỷ quyền trong cụm.
Dù chọn đường nào, bạn nên hỏi trước cơ quan đăng ký kết hôn ở nước sở tại xem họ nhận giấy do cơ quan đại diện cấp hay giấy cấp trong nước, và có cần chứng nhận lãnh sự không. Hỏi trước một lần đỡ làm lại hai lần.
Sau khi kết hôn ở nước ngoài: đừng quên phần ở Việt Nam
Kết hôn xong tại nước ngoài mới là một nửa. Để hôn nhân được thể hiện trong hệ thống hộ tịch Việt Nam, bạn cần lưu ý:
- Giữ bản chính giấy kết hôn do nước ngoài cấp và xin thêm bản sao có xác nhận ngay khi còn ở đó, vì xin lại từ xa thường mất thời gian.
- Làm thủ tục ghi chú kết hôn vào sổ hộ tịch Việt Nam tại cơ quan đại diện hoặc khi về nước tại nơi tiếp nhận có thẩm quyền. Thủ tục này có bài riêng ở các trang chuyên về quốc tịch và hiệu lực giấy tờ trong cụm.
- Nếu đổi họ theo vợ hoặc chồng theo luật nước kia, chuẩn bị tinh thần giấy tờ Việt Nam vẫn giữ họ tên cũ cho tới khi làm thủ tục riêng.
- Cập nhật thông tin với cơ quan quản lý cư trú, căn cước khi hôn nhân đã được ghi chú, để dữ liệu dân cư thể hiện đúng tình trạng.
Bỏ qua ghi chú kết hôn không làm hôn nhân ở nước ngoài mất giá trị ở nơi đã đăng ký, nhưng sẽ gây vướng khi bạn làm giấy tờ ở Việt Nam: mua bán tài sản, khai sinh cho con, chứng minh quan hệ vợ chồng.
Câu hỏi thường gặp
Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân xin để làm việc khác có dùng để kết hôn ở nước ngoài được không?
Thường là không. Giấy chỉ được dùng đúng mục đích ghi trên giấy. Nếu mục đích ghi là vay vốn, mua bán nhà hay bổ sung hồ sơ thì cơ quan nước ngoài sẽ không nhận cho việc kết hôn. Bạn cần xin giấy mới ghi rõ kết hôn với ai, tại nước nào.
Giấy xác nhận còn hạn ở Việt Nam nhưng nước ngoài nói đã quá cũ thì sao?
Một số nước tự đặt yêu cầu riêng, chẳng hạn giấy phải được cấp trong vài tháng gần nhất tính đến ngày nộp. Khi đó bạn phải theo yêu cầu của nước nơi đăng ký kết hôn. Cách tránh là hỏi trước yêu cầu này rồi mới xin giấy.
Có cần dịch giấy xác nhận sang tiếng nước ngoài không?
Phần lớn nước yêu cầu bản dịch sang ngôn ngữ chính thức của họ. Có nước nhận bản dịch làm ở Việt Nam có chứng thực chữ ký người dịch, có nước chỉ nhận bản dịch của người dịch họ công nhận. Bạn hỏi cơ quan nhận hồ sơ để chọn nơi dịch.
Đã ly hôn ở Việt Nam thì giấy xác nhận ghi thế nào?
Giấy sẽ ghi tình trạng đã ly hôn và hiện không có vợ hoặc chồng, căn cứ vào bản án hoặc quyết định ly hôn đã có hiệu lực. Bạn nên mang theo bản sao giấy tờ ly hôn để nơi cấp đối chiếu, và một số nước còn yêu cầu nộp kèm giấy tờ này.
Nhờ người thân xin giấy xác nhận thay được không?
Được, việc xin giấy xác nhận tình trạng hôn nhân có thể uỷ quyền. Người được uỷ quyền cần văn bản uỷ quyền; nếu người đó là ông bà, cha mẹ, con, vợ chồng, anh chị em ruột thì văn bản uỷ quyền không bắt buộc phải chứng thực, nhưng cần giấy tờ chứng minh quan hệ. Bạn hỏi nơi tiếp nhận về hình thức văn bản họ chấp nhận.
Kết hôn ở nước ngoài xong có phải làm gì ở Việt Nam không?
Nên làm thủ tục ghi chú kết hôn vào sổ hộ tịch Việt Nam, tại cơ quan đại diện hoặc khi về nước. Không ghi chú thì hôn nhân vẫn có giá trị ở nước đã đăng ký, nhưng khi làm giấy tờ ở Việt Nam như khai sinh cho con hay giao dịch tài sản bạn sẽ gặp vướng.