Giấy khai sinh không ghi số định danh cá nhân vẫn có giá trị pháp lý đầy đủ và không phải làm lại. Số định danh của bạn hoặc của con nằm trong cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; có thể tra trên thẻ căn cước, tài khoản định danh điện tử, hoặc hỏi công an cấp xã nơi cư trú.
Câu hỏi này xuất hiện nhiều mỗi mùa tuyển sinh đầu cấp, khi biểu mẫu đòi số định danh của trẻ mà giấy khai sinh để trống ô đó, hoặc giấy khai sinh của cha mẹ là mẫu cũ không có ô nào như vậy. Bài này giải thích vì sao có sự khác biệt, cách tra số cho đúng và những gì nên tránh.
Điểm mấu chốt cần nhớ trước khi đọc tiếp: số định danh là thông tin của cơ sở dữ liệu dân cư, còn giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch. Hai thứ liên kết với nhau, nhưng thiếu số trên giấy không làm đứt mối liên kết đó, và việc sửa hay bổ sung luôn đi qua kênh chính thức chứ không qua việc làm lại giấy.
Vì sao có giấy khai sinh ghi số, có giấy không
Số định danh cá nhân chỉ bắt đầu được cấp khi cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư đi vào vận hành và kết nối với hộ tịch. Giấy khai sinh của người sinh trước giai đoạn đó, đa số các thế hệ cha mẹ hiện nay, dùng mẫu cũ không có ô số định danh. Điều này hoàn toàn bình thường.
Mẫu giấy khai sinh ban hành theo Luật Hộ tịch 2014 có ô số định danh cá nhân. Ở những nơi và những thời điểm đã kết nối dữ liệu, số được cấp ngay khi đăng ký khai sinh và in lên giấy. Ở nơi chưa kết nối, hoặc khi hệ thống gặp trục trặc lúc đăng ký, ô này có thể để trống; số được cấp sau qua dữ liệu dân cư.
Ngoài ra, trẻ sinh ở nước ngoài được ghi chú khai sinh tại Việt Nam, trẻ được đăng ký lại khai sinh, hoặc người khai sinh muộn khi đã lớn cũng có thể có giấy không ghi số. Trong mọi trường hợp, việc giấy không ghi số không có nghĩa là bạn không có số.
Giấy khai sinh không có số vẫn đủ giá trị
Giá trị pháp lý nằm ở việc đăng ký. Giấy khai sinh có giá trị vì việc khai sinh đã được đăng ký vào sổ hộ tịch bởi cơ quan có thẩm quyền, không phải vì có số định danh in trên giấy.
Số định danh là thông tin của dữ liệu dân cư. Số được xác lập và quản lý trong cơ sở dữ liệu dân cư. Giấy khai sinh có in số chỉ là tiện lợi thêm, giúp tra cứu nhanh.
Không có thủ tục "làm lại cho có số". Pháp luật hộ tịch không có thủ tục cấp lại giấy khai sinh chỉ vì giấy cũ thiếu số định danh. Bản chính chỉ được cấp lại trong các trường hợp luật định.
Cơ quan nhà nước khai thác dữ liệu. Xu hướng cải cách thủ tục là để cơ quan tự tra cứu thông tin qua số định danh hoặc dữ liệu dân cư, không bắt người dân bổ sung giấy tờ. Nếu bị yêu cầu giấy khai sinh "phải có số", bạn có thể hỏi lại căn cứ.
Tra số định danh của mình và của con ở đâu
Có nhiều nguồn chính thức để biết số định danh. Chọn nguồn tiện nhất với bạn.
| Nguồn | Áp dụng cho | Ghi chú |
|---|---|---|
| Thẻ căn cước, thẻ căn cước công dân 12 số | Người đã có thẻ | Số in trên thẻ chính là số định danh |
| Tài khoản định danh điện tử mức 2 | Người đã kích hoạt tài khoản | Xem trong phần thông tin cá nhân |
| Thông tin con trong tài khoản định danh của cha mẹ | Trẻ em đã được tích hợp | Phụ thuộc việc dữ liệu của trẻ đã liên kết với cha mẹ |
| Giấy xác nhận thông tin về cư trú | Mọi công dân | Thể hiện số định danh cùng thông tin cư trú |
| Công an cấp xã nơi cư trú | Mọi công dân, kể cả trẻ chưa làm thẻ | Mang giấy khai sinh và giấy tờ của người đi hỏi |
Với trẻ nhỏ chưa có thẻ căn cước, cách nhanh nhất thường là xem trong tài khoản định danh của cha hoặc mẹ. Nếu không thấy thông tin của con, rất có thể dữ liệu của bé chưa được liên kết, cần đến công an cấp xã kiểm tra.
Trẻ đã khai sinh mà tra không ra số
Có những trường hợp số định danh của trẻ thật sự chưa được cấp hoặc chưa hiển thị. Xử lý theo các bước:
- Kiểm tra giấy khai sinh có đúng do cơ quan hộ tịch trong nước cấp không, hay là giấy nước ngoài chưa ghi chú.
- Xem tài khoản định danh của cả cha và mẹ, vì có khi bé chỉ liên kết với một người.
- Mang giấy khai sinh của bé và giấy tờ của cha mẹ đến công an cấp xã nơi bé cư trú, đề nghị kiểm tra dữ liệu.
- Nếu bé chưa có trong dữ liệu dân cư, cán bộ hướng dẫn thu thập, cập nhật thông tin và xác lập số.
- Nếu bé có hai bản ghi do sai sót khi đăng ký, đề nghị gộp và giữ một số duy nhất.
- Sau khi có số, kiểm tra lại tài khoản định danh của cha mẹ, rồi mới khai vào hồ sơ nhập học, bảo hiểm.
Trẻ sinh ở nước ngoài về nước cần được ghi chú khai sinh hoặc đăng ký khai sinh theo đúng thủ tục trước; dữ liệu dân cư chỉ tạo bản ghi khi có căn cứ hộ tịch trong nước.
Khi biểu mẫu đòi số định danh trên giấy khai sinh
Trường học, cơ sở y tế, cơ quan cấp hộ chiếu đôi khi yêu cầu số định danh của trẻ. Cách đáp ứng mà không phải làm thêm giấy tờ:
- Ghi số định danh tra được vào ô tương ứng trên biểu mẫu, nộp kèm giấy khai sinh hiện có.
- Nếu bên nhận cần bằng chứng, xuất trình tài khoản định danh của cha mẹ có thông tin của trẻ, hoặc giấy xác nhận thông tin về cư trú.
- Khi cần bản giấy, có thể xin trích lục khai sinh bản sao từ cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử; hỏi nơi cấp xem trích lục có thể hiện số định danh hay không.
- Với thủ tục nộp trực tuyến, hệ thống thường tự điền số định danh khi dữ liệu đã liên kết; chỉ cần kiểm tra cho khớp.
- Nếu bên nhận nhất quyết đòi giấy khai sinh mới có số, đề nghị họ cho biết căn cứ và cách xác minh thay thế.
Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc theo con suốt đời. Càng ít làm lại, càng ít nguy cơ phát sinh hai bản khác nhau.
Những việc không nên làm
Vì sốt ruột hoặc nghe hướng dẫn truyền miệng, một số người làm những việc gây rắc rối lâu dài:
- Ra xã khai sinh lại cho con như khai mới để có giấy ghi số: việc này tạo ra đăng ký trùng, có thể sinh hai số định danh và phải xử lý thu hồi sau này.
- Tự tay viết số định danh vào ô trống trên giấy khai sinh: giấy bị coi là có dấu hiệu sửa chữa, có thể bị từ chối ở các thủ tục khác.
- Tẩy xoá, dán đè hoặc photo ghép số lên giấy khai sinh: đây là hành vi làm sai lệch giấy tờ.
- Nhờ người không có thẩm quyền "lấy số" qua mạng: số định danh do cơ quan nhà nước cấp và tra cứu qua kênh chính thức, không cần trung gian.
- Đưa ảnh giấy khai sinh và giấy tờ của cả nhà cho các trang lạ hứa tra số giùm.
Nếu đã lỡ khai sinh lại cho con, hãy chủ động báo với Uỷ ban nhân dân cấp xã để được xử lý một bản, thay vì để hai giấy tồn tại song song.
Giấy khai sinh mẫu cũ của cha mẹ, ông bà trong hồ sơ con cháu
Nhiều thủ tục của con cháu cần đến giấy tờ của thế hệ trước: chứng minh quan hệ khi làm thừa kế, hồ sơ xin quốc tịch, hồ sơ đoàn tụ gia đình ở nước ngoài. Giấy khai sinh của ông bà, cha mẹ có thể là mẫu viết tay từ nhiều thập kỷ trước, không có số định danh, ghi địa danh đã đổi tên nhiều lần.
Những giấy này vẫn có giá trị như mọi giấy khai sinh khác. Khi nộp cho cơ quan trong nước, bạn ghi kèm số định danh của người đó (nếu còn sống và đã có thẻ) để cơ quan đối chiếu dữ liệu. Với người đã mất trước khi có cơ sở dữ liệu dân cư, không có số để ghi, và điều đó không làm hồ sơ thiếu.
Với hồ sơ nộp ra nước ngoài, giấy khai sinh viết tay có thể khó đọc hoặc mờ. Hãy xin trích lục bản sao từ sổ hộ tịch đang lưu, vì trích lục được in rõ ràng, dễ dịch và hợp pháp hoá hơn. Nếu sổ gốc không còn, cần tìm hiểu thủ tục đăng ký lại theo pháp luật hộ tịch trước khi làm các bước tiếp theo.
Số in trên giấy khai sinh khác số trong dữ liệu
Ngược với trường hợp thiếu số, một số người phát hiện giấy khai sinh của con có in số nhưng số đó không khớp với số hiển thị trong tài khoản định danh. Nguyên nhân có thể là số được cấp lúc đăng ký sau đó bị huỷ và xác lập lại do sai sót, hoặc có lỗi nhập liệu ở một trong hai phía.
Trong trường hợp này, số đang có hiệu lực là số trong cơ sở dữ liệu dân cư. Bạn nên đến công an cấp xã để được giải thích vì sao có sự khác biệt và, nếu cần, xin văn bản xác nhận. Với hồ sơ của trẻ, hãy dùng thống nhất số trong dữ liệu.
Việc giấy khai sinh in số cũ không làm giấy mất giá trị. Nếu sự khác biệt gây vướng mắc thường xuyên, hỏi Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi đăng ký khai sinh về khả năng ghi chú hoặc cấp bản chính giấy khai sinh theo thông tin đã cập nhật, trong phạm vi quy định cho phép.
Câu hỏi thường gặp
Giấy khai sinh cũ không có số định danh có còn dùng được không?
Còn dùng được. Giá trị của giấy khai sinh đến từ việc đăng ký vào sổ hộ tịch, không phụ thuộc việc có in số định danh. Số của bạn vẫn nằm trong cơ sở dữ liệu dân cư.
Con chưa làm căn cước thì tra số định danh ở đâu?
Xem trong tài khoản định danh điện tử của cha hoặc mẹ nếu đã tích hợp thông tin con. Nếu không có, mang giấy khai sinh của con đến công an cấp xã nơi cư trú để được tra cứu.
Có xin cấp lại giấy khai sinh để có số định danh được không?
Không có thủ tục cấp lại giấy khai sinh chỉ vì thiếu số định danh. Bạn có thể xin trích lục bản sao, và khai số định danh tra được vào hồ sơ khi cần.
Trường học đòi giấy khai sinh có số định danh thì làm thế nào?
Ghi số định danh của con vào biểu mẫu và nộp kèm giấy khai sinh hiện có. Nếu trường cần bằng chứng, xuất trình tài khoản định danh của cha mẹ hoặc giấy xác nhận thông tin về cư trú của con.
Khai sinh cho con xong bao lâu thì có số định danh?
Ở nơi hộ tịch đã kết nối dữ liệu dân cư, số thường được cấp ngay khi đăng ký khai sinh và in trên giấy. Nếu giấy để trống ô số, bạn kiểm tra tài khoản định danh của cha mẹ hoặc hỏi công an cấp xã sau ít ngày.
Giấy khai sinh in số khác với số trên tài khoản định danh thì dùng số nào?
Số đang có hiệu lực là số trong cơ sở dữ liệu dân cư. Bạn nên hỏi công an cấp xã để biết lý do khác biệt và dùng thống nhất số trong dữ liệu cho các hồ sơ.