Người nước ngoài mất tại Việt Nam vẫn phải đăng ký khai tử tại cơ quan hộ tịch Việt Nam. Trước đây việc khai tử cho người nước ngoài cư trú ở Việt Nam do UBND cấp huyện thực hiện; từ khi tổ chức chính quyền hai cấp vận hành ngày 1/7/2025, việc đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài được chuyển về UBND cấp xã — bạn nên đối chiếu nơi tiếp nhận cụ thể ở địa phương. Song song, cơ quan đại diện của nước người mất cần được thông báo để làm phần giấy tờ phía nước họ.
Bài này viết cho người Việt có vợ hoặc chồng là người nước ngoài, và cho con cái của họ: những người phải làm thủ tục bằng hai hệ giấy tờ trong lúc đau buồn nhất. Phần tài sản và thừa kế có yếu tố nước ngoài đã có hướng dẫn riêng ở trang chuyên về thừa kế; ở đây là phần hộ tịch và giấy tờ nhân thân.
Nơi đăng ký khai tử và vì sao không thể chỉ làm ở nước họ
Sự kiện chết xảy ra trên lãnh thổ Việt Nam nên phải được ghi vào sổ hộ tịch Việt Nam, bất kể người mất mang quốc tịch nào. Nước của người mất thường cũng có thủ tục ghi nhận việc công dân của họ chết ở nước ngoài, nhưng thủ tục đó dựa trên giấy tờ do Việt Nam cấp. Không có trích lục khai tử của Việt Nam thì phía nước ngoài thường không có căn cứ để ghi nhận.
Nơi đăng ký theo nguyên tắc chung của Luật Hộ tịch là nơi cư trú cuối cùng của người mất. Với người nước ngoài có thẻ thường trú hoặc thẻ tạm trú, đó là nơi họ đăng ký cư trú tại Việt Nam. Với người nước ngoài chỉ đến du lịch, thăm thân, không có nơi cư trú tại Việt Nam, nơi đăng ký là nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể.
Sau ngày 1/7/2025, thẩm quyền đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài đã được điều chỉnh theo mô hình chính quyền hai cấp. Văn bản hướng dẫn có thể còn đang được cập nhật, nên trước khi đi, bạn nên gọi tới bộ phận một cửa của xã, phường nơi cư trú hoặc tra trên Cổng Dịch vụ công để biết chính xác nơi nhận hồ sơ và có cần đặt lịch không.
Hồ sơ khai tử cho người nước ngoài
Bảng dưới là danh mục thường gặp. Mẫu tờ khai, yêu cầu dịch và bản sao cần đối chiếu nơi nộp.
| Giấy tờ | Ai cấp hoặc chuẩn bị | Ghi chú |
|---|---|---|
| Giấy báo tử hoặc giấy thay thế | Bệnh viện nơi mất; xã nơi mất; công an hoặc giám định nếu tai nạn, đột tử | Như với công dân Việt Nam |
| Hộ chiếu của người mất | Gia đình giữ | Ghi đúng họ tên theo hộ chiếu, cả thứ tự họ và tên |
| Thẻ thường trú hoặc thẻ tạm trú | Gia đình giữ | Xác định nơi cư trú cuối cùng |
| Tờ khai đăng ký khai tử | Người đi khai | Thường là vợ hoặc chồng người Việt, hoặc con |
| Giấy tờ tuỳ thân người đi khai | Người đi khai | Căn cước nếu là công dân Việt Nam |
| Giấy chứng nhận kết hôn | Gia đình giữ | Không bắt buộc cho khai tử, nhưng nên mang để chứng minh quan hệ |
Nếu hộ chiếu của người mất ghi họ tên bằng chữ không phải chữ Latinh, cách ghi vào sổ hộ tịch theo phần phiên âm chữ Latinh trên hộ chiếu. Bạn nên soát kỹ dòng này: một sai lệch nhỏ về thứ tự họ tên có thể khiến phía nước ngoài không nhận giấy.
Tuần đầu tiên: thứ tự việc cần làm
Khi người mất là người nước ngoài, có nhiều bên cần được báo cùng lúc. Thứ tự gợi ý dưới đây giúp gia đình không bỏ sót:
- Nhận giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế; soát họ tên, ngày sinh theo hộ chiếu ngay tại chỗ, sửa luôn nếu sai.
- Gọi cho đại sứ quán hoặc tổng lãnh sự quán của nước người mất; hỏi những giấy tờ họ cần và việc đưa thi hài, tro cốt về nước nếu gia đình muốn.
- Quyết định an táng tại Việt Nam, hoả táng rồi đưa tro cốt về, hay đưa thi hài về nước; mỗi lựa chọn có giấy tờ khác nhau.
- Nộp hồ sơ đăng ký khai tử tại cơ quan hộ tịch nơi cư trú cuối cùng của người mất; mang theo hộ chiếu, thẻ cư trú của người mất.
- Nhận trích lục khai tử, xin nhiều bản sao; làm luôn bản dịch và chứng nhận lãnh sự cho số bản sẽ dùng ở nước ngoài.
- Báo người sử dụng lao động, cơ quan quản lý xuất nhập cảnh nếu cơ quan đại diện hoặc nơi tiếp nhận hướng dẫn, ngân hàng nơi người mất có tài khoản tại Việt Nam.
- Lập danh sách tài sản, hợp đồng, khoản nợ ở cả hai nước để chuẩn bị cho phần thừa kế làm sau.
Nếu người mất có giấy phép lao động, thẻ tạm trú do doanh nghiệp bảo lãnh, hãy báo doanh nghiệp để họ làm phần thủ tục bên phía người bảo lãnh. Gia đình không phải tự làm phần đó.
Báo cho cơ quan đại diện nước người mất
Cơ quan hộ tịch có trách nhiệm thông báo. Theo Luật Hộ tịch, sau khi đăng ký khai tử cho người nước ngoài, cơ quan đăng ký thông báo cho cơ quan có thẩm quyền về ngoại giao để báo tới cơ quan đại diện nước mà người chết là công dân. Kênh này chạy theo đường công văn và có thể mất thời gian.
Gia đình nên tự liên hệ sớm. Đừng chờ thông báo chính thức. Hãy liên hệ đại sứ quán hoặc tổng lãnh sự quán của nước người mất ngay từ những ngày đầu. Họ hướng dẫn phần thủ tục bên phía nước họ, đôi khi hỗ trợ giấy tờ đưa thi hài hoặc tro cốt về nước, và cho biết cần những giấy tờ Việt Nam nào.
Hộ chiếu của người mất. Nhiều nước yêu cầu nộp lại hoặc huỷ hộ chiếu của công dân đã mất. Cơ quan đại diện sẽ hướng dẫn. Trước khi nộp, hãy chụp lại các trang thông tin vì sau này có thể cần cho việc thừa kế hoặc giấy tờ của con.
Đăng ký việc chết ở nước họ. Một số nước cho đăng ký việc công dân chết ở nước ngoài qua cơ quan đại diện, có nước yêu cầu làm tại cơ quan trong nước. Giấy tờ đầu vào thường là trích lục khai tử của Việt Nam kèm bản dịch và chứng nhận, hợp pháp hoá theo yêu cầu của nước đó.
Dùng trích lục khai tử ở nước ngoài: chuẩn bị gì
Trích lục khai tử Việt Nam cấp bằng tiếng Việt. Để dùng ở nước khác, thường cần:
- Bản dịch sang ngôn ngữ nước đó hoặc tiếng Anh, theo yêu cầu của nơi tiếp nhận; có nơi yêu cầu dịch thuật có công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch.
- Chứng nhận lãnh sự của cơ quan có thẩm quyền về ngoại giao của Việt Nam, rồi hợp pháp hoá lãnh sự tại cơ quan đại diện nước đó, trừ khi hai nước có thoả thuận miễn hoặc nước đó chấp nhận hình thức khác.
- Nhiều bản sao trích lục: một bộ cho đăng ký ở nước ngoài, một bộ cho ngân hàng, bảo hiểm, quỹ hưu trí ở nước đó, một bộ giữ lại.
- Giấy tờ chứng minh quan hệ như giấy kết hôn, giấy khai sinh của con, cũng có thể phải dịch và hợp pháp hoá cùng lúc.
Yêu cầu cụ thể khác nhau theo từng nước và thay đổi theo thời gian. Cơ quan đại diện nước đó là nơi trả lời chính xác nhất. Làm một lần cho đủ bộ thường tiết kiệm hơn làm từng giấy khi được yêu cầu.
Đưa thi hài hoặc tro cốt về nước
Nếu gia đình muốn đưa người mất về an táng ở quê hương của họ, cần chuẩn bị thêm giấy tờ cho việc vận chuyển qua biên giới: giấy báo tử hoặc trích lục khai tử, giấy tờ của cơ quan kiểm dịch y tế biên giới, giấy tờ của nhà tang lễ về việc xử lý thi hài hoặc hoả táng, và những yêu cầu riêng của hãng vận chuyển cũng như của nước nhận. Hãng hàng không thường có quy định riêng cho việc vận chuyển thi hài, tro cốt.
Nhiều gia đình chọn hoả táng tại Việt Nam rồi đưa tro cốt về, vì thủ tục nhẹ hơn vận chuyển thi hài. Cơ quan đại diện nước người mất thường có danh sách các yêu cầu bắt buộc phía nước họ. Hãy hỏi họ trước khi quyết định, vì có nước có quy định riêng về nhập cảnh tro cốt.
Nếu gia đình chọn an táng tại Việt Nam, thủ tục như với người Việt, cộng thêm việc báo cơ quan đại diện. Không có quy định chung cấm người nước ngoài được an táng tại Việt Nam; nghĩa trang có thể có yêu cầu riêng về giấy tờ.
Người Việt định cư ở nước ngoài, người có hai quốc tịch mất tại Việt Nam
Người gốc Việt đã nhập quốc tịch nước khác và không còn quốc tịch Việt Nam được xem là người nước ngoài khi làm thủ tục hộ tịch; cách làm như phần trên. Người còn quốc tịch Việt Nam, dù đang sống ở nước ngoài, là công dân Việt Nam; khi mất tại Việt Nam, việc khai tử như với công dân trong nước, nơi đăng ký theo nơi cư trú cuối cùng tại Việt Nam hoặc nơi người đó mất.
Với người có hai quốc tịch, trong đó có quốc tịch Việt Nam, cơ quan hộ tịch thường làm theo tư cách công dân Việt Nam, nhưng gia đình vẫn cần báo cơ quan đại diện của nước kia để làm thủ tục phía họ. Hãy mang theo giấy tờ của cả hai quốc tịch khi đi khai, để cán bộ ghi đúng và để trích lục dùng được ở cả hai nơi.
Giấy tờ của người vợ hoặc chồng Việt và các con sau đó
Khi một bên vợ hoặc chồng chết, hôn nhân chấm dứt. Trích lục khai tử của người nước ngoài là giấy chứng minh điều đó với người vợ hoặc chồng Việt. Sau này nếu cần xác nhận tình trạng hôn nhân, ví dụ để kết hôn lại hay làm thủ tục nhà đất, giấy này được dùng kèm giấy kết hôn trước đây.
Với các con, đặc biệt các con mang hai quốc tịch hoặc đang ở nước ngoài, trích lục khai tử của cha hoặc mẹ cần cho nhiều việc: quyền thừa kế ở cả hai nước, chế độ trợ cấp con của người đã mất ở nước kia nếu có, hồ sơ học tập, hộ chiếu khi con chưa thành niên mà một bên cha mẹ đã mất. Hãy giữ bản gốc ở nơi an toàn, dùng bản sao cho từng việc.
Phần tài sản ở Việt Nam và ở nước ngoài thường là việc phức tạp nhất, vì liên quan luật của hai nước. Trước khi ký giấy tờ về tài sản, bạn nên hỏi luật sư trên AI Cố Vấn hoặc gặp luật sư có kinh nghiệm thừa kế có yếu tố nước ngoài để được xem hồ sơ cụ thể.
Câu hỏi thường gặp
Chồng người nước ngoài mất ở bệnh viện tại Việt Nam thì bệnh viện có cấp giấy báo tử không?
Có. Bệnh viện nơi người bệnh mất cấp giấy báo tử bất kể quốc tịch. Giấy này dùng để đăng ký khai tử ở cơ quan hộ tịch Việt Nam. Bạn nên soát họ tên ghi trên giấy báo tử cho khớp với hộ chiếu.
Người nước ngoài mất khi đang du lịch tại Việt Nam thì ai đi khai tử?
Người thân đi cùng, nếu có, đi khai tử ở nơi người đó mất. Nếu không có người thân, đại diện cơ sở lưu trú, công ty du lịch hoặc chính quyền nơi xảy ra sự việc phối hợp với cơ quan đại diện để làm thủ tục.
Có phải dịch hộ chiếu của người mất khi nộp hồ sơ khai tử không?
Hộ chiếu thường có phần thông tin bằng chữ Latinh và cán bộ hộ tịch dựa vào đó. Một số nơi có thể yêu cầu bản dịch nếu cần thêm thông tin. Hãy hỏi trước nơi nộp để chuẩn bị cho đủ.
Trích lục khai tử có ghi quốc tịch của người mất không?
Có. Trích lục khai tử có mục quốc tịch, ghi theo giấy tờ của người mất. Nếu người mất có nhiều quốc tịch, cách ghi theo giấy tờ đã nộp; bạn nên trao đổi với cán bộ để thông tin khớp với giấy tờ sẽ dùng ở nước ngoài.
Đại sứ quán có cấp giấy chứng tử thay cho cơ quan Việt Nam không?
Thông thường không. Cơ quan đại diện ghi nhận việc công dân của họ chết dựa trên giấy tờ do Việt Nam cấp. Một số nước có thể cấp giấy riêng theo luật nước họ, nhưng việc đăng ký khai tử tại Việt Nam vẫn cần làm.
Vợ người Việt muốn ở lại Việt Nam cùng con sau khi chồng nước ngoài mất thì giấy tờ của con có thay đổi không?
Giấy khai sinh của con không thay đổi vì việc cha mất. Giấy tờ cư trú, quốc tịch của con giữ nguyên theo hiện trạng. Các thay đổi chỉ phát sinh nếu gia đình làm thêm thủ tục khác như xin quốc tịch, đổi tên cho con.